Der stille Bewerbungsmarkt: Wie Active Sourcing in Wien funktioniert
Es gibt zwei Arten, in Wien eine IT-Stelle zu besetzen. Die eine ist sichtbar: Eine Stellenanzeige formulieren, auf den gängigen Portalen schalten, warten. Die andere ist leiser, aufwendiger und in den meisten Fällen deutlich wirksamer.
Denn ein Großteil der qualifizierten IT-Fachkräfte bewirbt sich nicht. Sie sind angestellt, gut vernetzt, nicht unzufrieden genug, um aktiv zu suchen und doch offen für das richtige Gespräch zur richtigen Zeit. Wer diese Menschen erreichen möchte, braucht eine andere Strategie als eine Stellenanzeige. Er oder sie braucht Active Sourcing.
Als IT-Personalberatung in Wien arbeiten wir täglich in genau diesem Markt. Wir wissen, wie eng die Community ist, welche Profile besonders schwer zu finden sind, und warum die meisten klassischen Ausschreibungen im IT-Bereich zu kurz greifen. Dieser Beitrag gibt einen ehrlichen Einblick in das, was hinter einem guten Active-Sourcing-Prozess steckt und warum es sich lohnt, diesen Weg zu gehen.
Was wir in den letzten Jahren beobachten: Unternehmen, die bei der Besetzung von IT-Stellen ausschließlich auf eingehende Bewerbungen warten, warten immer länger. Nicht weil die Fachkräfte verschwunden wären, sondern weil sie nie aktiv gesucht haben. Sie sind da, sie sind erreichbar – aber nur für jene, die wissen, wo und wie man sie anspricht.
Inhaltsverzeichnis
- Was der stille Bewerbungsmarkt wirklich bedeutet
- Warum klassische Stellenanzeigen im IT-Bereich zu kurz greifen
- Wie Active Sourcing konkret aussieht
- Die Besonderheiten des Wiener IT-Markts
- Was Unternehmen beim Active Sourcing unterschätzen
- Welche IT-Profile in Wien besonders gefragt sind
- Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
1) Was der stille Bewerbungsmarkt wirklich bedeutet
Nicht alle offenen Stellen landen auf einem Jobportal. Viele Positionen werden intern besetzt, über Empfehlungen vergeben oder durch direkte Ansprache gefüllt, noch bevor eine Ausschreibung überhaupt formuliert wurde. Dieser unsichtbare Teil des Arbeitsmarkts ist schwer zu messen, aber er existiert und im IT-Bereich ist er besonders ausgeprägt.
Wie groß ist dieser Anteil tatsächlich? Einschlägige Forschung und Fachleute im Karrierebereich schätzen, dass zwischen 70 und 80 Prozent aller offenen Positionen nie öffentlich ausgeschrieben werden. Besetzt werden sie über interne Beförderungen, Empfehlungsnetzwerke und direkte Kontaktaufnahme. Das gilt branchenübergreifend, im IT-Sektor aber besonders konsequent, weil dort Fachkräfte schon lange durch ihr Netzwerk platziert werden, bevor HR-Abteilungen überhaupt eine Ausschreibung genehmigt haben.
Wien ist der Ballungsraum mit den meisten offenen IT-Stellen in ganz Österreich. Gleichzeitig ist die Community vergleichsweise klein. IT-Fachkräfte kennen sich, wechseln in ähnlichen Kreisen und empfehlen sich gegenseitig weiter. Wer dieses Netzwerk nicht kennt oder nicht aktiv pflegt, bekommt von vielen Vakanzen schlicht nichts mit.
Auf der Kandidatenseite spiegelt sich dasselbe Bild. Laut dem LinkedIn Global Talent Trends Report sind rund 85 Prozent der weltweiten Arbeitskräfte für Recruiterinnen und Recruiter grundsätzlich erreichbar. Davon suchen jedoch nur 25 Prozent aktiv. Die übrigen 60 Prozent sind passiv, aber prinzipiell offen für das richtige Angebot. Auf Jobportalen sind sie unsichtbar und genau dort beginnt Active Sourcing.
Was das in der Praxis bedeutet: Eine Stellenanzeige erreicht im besten Fall 25 Prozent des verfügbaren Markts. Die restlichen 75 Prozent sind nur durch aktive, persönliche Ansprache erreichbar. Für IT-Positionen, bei denen der Markt ohnehin eng ist, macht dieser Unterschied oft den Ausschlag zwischen einer Besetzung in Wochen und einer Vakanz, die Monate offenbleibt.
2) Warum klassische Stellenanzeigen im IT-Bereich zu kurz greifen
Eine Stellenausschreibung filtert. Sie spricht nur jene an, die gerade aktiv suchen, die Zeit haben, ihren Lebenslauf zu aktualisieren, und die sich von der Formulierung persönlich angesprochen fühlen. In einem Markt, der von passiven Kandidatinnen und Kandidaten dominiert wird, ist das eine strukturelle Einschränkung, keine bloß taktische Schwäche.
Dazu kommt der Zeitfaktor. Laut einer aktuellen Erhebung von Stepstone beträgt die durchschnittliche Time-to-Hire in Österreich rund 26 Arbeitstage. Das klingt handhabbar, bis man sich die Kosten einer unbesetzten IT-Stelle ausrechnet. Pro Tag ohne Besetzung entsteht messbarer Produktivitätsverlust. Der Bedarf im österreichischen IT-Sektor wächst dabei schneller, als klassische Recruiting-Mechanismen liefern können: Das IBW (Institut für Bildungsforschung der Wirtschaft) prognostiziert, dass die Nachfrage im ICT-Sektor bis 2030 um rund 25.900 zusätzliche Stellen steigen wird, ein jährliches Wachstum von rund 2,4 Prozent.
Was wir in unserer Arbeit als IT-Personalberatung zusätzlich beobachten: Unternehmen, die ausschließlich auf Stellenanzeigen setzen, konkurrieren mit allen anderen Unternehmen gleichzeitig, und zwar um dieselbe kleine Gruppe aktiv suchender Kandidatinnen und Kandidaten. Die Folge ist ein Wettbewerb, der sich auf 25 Prozent des Markts beschränkt und dabei die anspruchsvollsten Profile fast immer verfehlt, denn die Besten suchen meistens nicht.
Active Sourcing setzt früher an: nicht bei der Bewerbung, sondern beim ersten Kontakt. Und dieser erste Kontakt passiert idealerweise dann, wenn kein Druck besteht, sondern echtes Interesse im Vordergrund steht.
3) Wie Active Sourcing konkret aussieht
Der Begriff klingt nach Software und Algorithmen. In der Praxis ist es vor allem eine Frage der Vorbereitung und der handwerklichen Sorgfalt.
Ein gutes Active-Sourcing-Vorgehen beginnt mit einem Anforderungsprofil, das nicht aus HR-Floskeln besteht, sondern aus dem tatsächlichen Alltag der Stelle. Was macht diese Person an einem normalen Dienstag? Mit wem arbeitet sie zusammen? Was ist herausfordernd an der Aufgabe, und was macht sie gleichzeitig attraktiv? Erst wenn das klar ist, kann wirklich gezielt gesucht werden.
Die Suche selbst läuft über mehrere Kanäle parallel. Plattformübergreifend zu suchen ist dabei keine Kür, sondern Grundvoraussetzung:
- LinkedIn und XING für den DACH-Raum, mit gezielten Boolean-Suchen und Filterkriterien, die auf das tatsächliche Profil abgestimmt sind
- Spezialisierte Plattformen und Communitys für Nischenbereiche wie Cyber Security, DevOps oder Cloud-Architektur
- Das gewachsene Netzwerk, das über Jahre aktiv gepflegt wurde – Kontakte, die man kennt, und solche, die man über gemeinsame Verbindungen erreicht
- Empfehlungen aus laufenden Gesprächen, denn oft kennt die Person, mit der man gerade spricht, jemand anderen, der perfekt passen würde
Was die Ansprache betrifft, liefern die Daten ein klares Bild. Laut LinkedIn-Analysen erhöht eine personalisierte Erstansprache die Rücklaufquote um 15 Prozent, eine gemeinsame Verbindung im Netzwerk sogar um 46 Prozent. Analysen zum Active Sourcing zeigen außerdem, dass 78 Prozent der Kandidatinnen und Kandidaten explizit bevorzugen, wenn die Ansprache auf ihre konkreten Erfahrungen oder Projekte eingeht, statt auf eine generische Rollenbeschreibung. Masse hilft hier nicht. Präzision schon.
Was dann folgt, ist kein Pitch, sondern ein Gespräch. Wer eine passive Kandidatin kalt mit einer Stellenbeschreibung konfrontiert, verliert sie in wenigen Sätzen. Wer fragt, zuhört und erst dann einordnet, ob es eine sinnvolle Verbindung gibt, hat eine echte Chance. Genau diese Gesprächshaltung ist es, die Active Sourcing von klassischem Recruiting unterscheidet und die wir in jedem Erstkontakt bewusst pflegen.
Der Unterschied zeigt sich auch langfristig: Gesourcte Kandidatinnen und Kandidaten bleiben nach einem Jahr mit einer Rate von rund 89 Prozent im Unternehmen, bei passiv eingestellten Kandidatinnen und Kandidaten sind es 72 Prozent. Wer beim Matching sorgfältig ist und nicht unter Zeitdruck vermittelt, zahlt langfristig deutlich weniger für Nachbesetzungen. Gerade weil eine Probezeit, die scheitert, alle Beteiligten Zeit und Ressourcen kostet, lohnt es sich, die Passgenauigkeit bereits im Sourcing-Schritt ernst zu nehmen.
4) Die Besonderheiten des Wiener IT-Markts
Wien hat einige spezifische Züge, die das Active Sourcing beeinflussen und die wir als IT-Personalberatung täglich erleben.
Die IT-Community ist klein genug, dass Reputation zählt. Wer einmal unüberlegt oder unpersönlich anspricht, spricht sich herum. Wer hingegen als verlässliche Quelle für relevante Möglichkeiten bekannt ist, bekommt Rückmeldungen auch ohne aktive Ausschreibung. Das ist keine weiche Beobachtung, sondern ein ganz praktischer Faktor: Wie man sich in Wien als Recruiter oder Personalberatung verhält, hat direkte Auswirkungen auf die Erreichbarkeit der Zielgruppe.
Der Markt ist außerdem zweisprachig. Internationale Fachkräfte, die in Wien arbeiten oder arbeiten wollen, kommunizieren häufig auf Englisch. Wer ausschließlich auf Deutsch sourct, schließt einen relevanten Teil des verfügbaren Talentpools von vornherein aus.
Hinzu kommt die Pendlerdynamik des Großraums Wien. Kandidatinnen und Kandidaten aus Niederösterreich oder dem Burgenland werden häufig übersehen, weil Suchfilter zu eng auf die Stadtgrenzen eingestellt sind. Dabei ist die Bereitschaft zu Pendler- oder Hybridlösungen bei vielen Fachkräften deutlich höher als angenommen, vor allem wenn Homeoffice zumindest teilweise möglich ist. Ein Suchradius, der Wien streng auf seine Bezirksgrenzen begrenzt, halbiert effektiv den verfügbaren Kandidatenpool.
Auch die Zahlen des AMS-Jobbarometers geben für Wien konkrete Orientierung: Allein im Jahr 2023 wurden österreichweit rund 41.900 offene Stellen für Softwareentwicklerinnen und -entwickler, 8.400 für SAP-Beraterinnen und -Berater und über 8.000 für IT-Projektmanagerinnen und -manager erfasst. Ein erheblicher Teil davon konzentriert sich auf Wien. Wer diese Rollen über Portale allein besetzen möchte, konkurriert mit jedem anderen Unternehmen, das dasselbe versucht, und zwar um dieselbe kleine Gruppe aktiv suchender Kandidatinnen und Kandidaten.
Was den Wiener Markt zusätzlich prägt: Viele der gesuchten IT-Profile sind international mobil. Fachkräfte, die in Wien arbeiten, haben oft Angebote aus Deutschland, der Schweiz oder remote-affinen internationalen Unternehmen parallel auf dem Tisch. Das bedeutet, dass Wiener Unternehmen nicht nur gegen lokale Mitbewerber konkurrieren, sondern gegen den gesamten deutschsprachigen und teils internationalen IT-Arbeitsmarkt. Active Sourcing, das diesen Kontext kennt und berücksichtigt, ist deshalb ein echter Wettbewerbsvorteil.
5) Was Unternehmen beim Active Sourcing unterschätzen
Active Sourcing ist keine einmalige Aktion, sondern ein Prozess, der kontinuierlich läuft. Wer nur dann sourct, wenn eine Stelle akut offen ist, startet zu spät. Die stärksten Kandidatenpipelines entstehen durch Beziehungen, die gepflegt wurden, bevor der Bedarf überhaupt entstand.
Forschungsdaten zeigen, dass proaktive Talent-Pools die Time-to-Fill um bis zu 58 Prozent reduzieren können. Das ist keine theoretische Zahl, sondern eine direkte Folge davon, dass man beim Eintreten eines Bedarfs nicht bei null beginnt, sondern auf eine bereits bestehende, qualifizierte Longlist zurückgreift.
Das setzt voraus, dass Unternehmen ihren eigenen Einstellungsprozess kennen und realistisch einschätzen. Kandidatinnen und Kandidaten, die im Active Sourcing angesprochen wurden, prüfen oft parallel mehrere Optionen. Wer Wochen für eine erste Rückmeldung braucht, verliert sie, nicht weil das Angebot schlecht war, sondern weil ein anderes Unternehmen schlicht schneller war. Wie wir in unserem Beitrag zu Gegenangeboten im IT-Recruiting beschrieben haben, passiert genau das auch in einem späteren Prozessschritt, wenn ein aktueller Arbeitgeber plötzlich mit einem besseren Angebot reagiert.
Ein weiterer unterschätzter Faktor ist die interne Kommunikation. Mitarbeitende, die eine Empfehlung aussprechen, brauchen Feedback darüber, was daraus geworden ist. Ohne dieses Feedback versiegen Empfehlungen. Active Sourcing über das eigene Netzwerk ist oft der schnellste Weg zur richtigen Person, er braucht aber aktive Pflege. Laut Forschung zu Mitarbeiterempfehlungen entfallen auf diesen Kanal bis zu 30 Prozent aller erfolgreichen Neueinstellungen, ein Potenzial, das viele Unternehmen systematisch brachliegen lassen.
Was wir in unserer Arbeit außerdem immer wieder beobachten: Unternehmen, die bereits einen strukturierten Stay-Interview-Prozess etabliert haben und ihre Mitarbeitenden gut kennen, sind im Active Sourcing erfolgreicher. Denn wer weiß, was die eigene Belegschaft motiviert, kann das authentisch nach außen kommunizieren – und zieht damit genau jene Kandidatinnen und Kandidaten an, die wirklich passen.
Auch die Frage nach dem Arbeitsmodell spielt dabei eine Rolle. In unserem Beitrag zu Home-Office-Regelungen haben wir beschrieben, wie stark Flexibilität heute die Wechselbereitschaft beeinflusst. Wer im Active Sourcing klar kommunizieren kann, was möglich ist, hat einen deutlichen Vorteil gegenüber Unternehmen, die das erst im vierten Gesprächsschritt ansprechen.
6) Welche IT-Profile in Wien besonders gefragt sind
Die Nachfrage im Wiener IT-Markt konzentriert sich aktuell auf einige Bereiche, die strukturell schwer zu besetzen sind und bei denen Active Sourcing den größten Unterschied macht:
- Cloud-Spezialistinnen und -Spezialisten mit Erfahrung auf den gängigen Plattformen, die sowohl technisch tief gehen als auch Projekte strukturiert begleiten können
- Cyber-Security-Expertinnen und -Experten, die sowohl technisch als auch regulatorisch versiert sind, ein Profil, das seit der NIS2-Richtlinie noch gefragter geworden ist
- DevOps-Profile mit Automatisierungskenntnissen und Erfahrung in der Schnittstelle zwischen Entwicklung und Betrieb
- SAP-Beraterinnen und -Berater für laufende S/4HANA-Migrationen, von denen in Österreich noch viele ausstehen
- KI- und Data-Spezialistinnen und -Spezialisten, ein Bereich, der vor wenigen Jahren praktisch nicht existierte und heute zu den meistgesuchten Profilen gehört
All diese Rollen stehen auf der offiziellen österreichischen Mangelberufsliste 2025. Das bedeutet in der Praxis, wenn jemand diese Fachkräfte über eine Stellenanzeige finden möchte, wartet meistens sehr lange. Viele von ihnen haben parallel mehrere offene Angebote und entscheiden sich für das Unternehmen, das überzeugend erklärt, warum es der richtige nächste Schritt wäre.
Genau hier schließt sich der Kreis zum Active Sourcing. Wer diese Profile proaktiv anspricht, hat die Möglichkeit, dieses Gespräch selbst zu führen, auf Augenhöhe, ohne Zeitdruck und bevor ein Mitbewerber dasselbe tut. Wer wartet, bis sich jemand von allein meldet, bekommt meistens jemand anderen.
Employer Branding ist deshalb keine Marketing-Übung, sondern eine Voraussetzung für erfolgreiches Active Sourcing. Wer nicht klar kommunizieren kann, warum jemand ausgerechnet hier arbeiten sollte, verliert das Gespräch, bevor es richtig begonnen hat.
7) Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
Wer den stillen Bewerbungsmarkt bearbeiten will, braucht drei Dinge:
- Netzwerk,
- Methode,
- und Geduld.
Netzwerk, weil Active Sourcing auf echten Beziehungen aufbaut, nicht auf Datenbankabfragen. Methode, weil die Ansprache passiver Kandidatinnen und Kandidaten handwerkliche Präzision erfordert, die sich von Standard-Recruiting grundlegend unterscheidet. Und Geduld, weil der Aufbau einer belastbaren Pipeline Zeit braucht, die sich in akuten Recruiting-Phasen oft nicht nehmen lässt.
Für Unternehmen, die qualifizierte IT-Fachkräfte in Wien suchen, bedeutet das: Wer Active Sourcing als Notfalllösung betrachtet, hat den Mechanismus missverstanden. Es ist eine Daueraufgabe, und genau deshalb lohnt es sich, sie an Spezialistinnen und Spezialisten zu übergeben, die diesen Markt kennen und in ihm bereits vernetzt sind.
In unserer täglichen Arbeit bei CETEO erleben wir regelmäßig, was möglich wird, wenn man nicht auf eine Bewerbung wartet, sondern selbst aktiv wird. Kandidatinnen und Kandidaten, die wir über Active Sourcing ansprechen, kommen in Gespräche, die sie von sich aus nie initiiert hätten, nicht weil das Interesse fehlte, sondern weil der richtige Impuls zur richtigen Zeit gefehlt hat. Genau diesen Impuls zu setzen ist unsere Aufgabe.
Wir führen mit jeder Person, die wir ansprechen, zunächst ein persönliches Gespräch, bevor wir sie einem Unternehmen vorstellen. Wir hören zu, was jemanden bewegt, was fehlt und was einen Wechsel interessant machen würde. Erst dann entscheiden wir, ob eine konkrete Stelle passt, und erst dann stellen wir vor. Das ist aufwendiger als ein schnelles Screening, aber es ist der Grund, warum unsere Besetzungen halten. Und genau das ist der Unterschied zwischen einer Stelle, die monatelang offen bleibt, und einer, die besetzt wird und besetzt bleibt.
Der stille Markt schweigt nicht für alle gleich laut.
Das bedeutet konkret: Wer das richtige Netzwerk hat, die richtige Methode und die Bereitschaft, in Beziehungen zu investieren, bevor der akute Bedarf entsteht, findet IT-Fachkräfte in Wien auch dann, wenn andere scheitern. Wer das nicht hat, wartet auf eine Bewerbung, die vielleicht nie kommt.
Active Sourcing ist keine Geheimwaffe und kein Wundermittel. Es ist eine Arbeitsweise, die konsequente Pflege, echtes Interesse an Menschen und tiefe Marktkenntnis erfordert. Wer diese drei Dinge mitbringt, hat im Wiener IT-Markt einen Vorteil, der sich in konkreten Besetzungen niederschlägt.
Ihr kommt mit klassischen Ausschreibungen nicht weiter? Wir suchen dort, wo andere nicht hinschauen.
Verena El-Rayes
- 10+ Jahre Personalbranche
- Niederlassungsleiterin bei internationalem Marktführer für Personaldienstleistungen
- HR Business Partnerin in Top-Tier-Beratungsunternehmen
- Global IT-Recruiting in einem der größten börsennotierten Industrieunternehmen Österreichs
- BWL Studium und MBA mit Schwerpunkt Entrepreneurship, Arbeitsrechtsexpertin
- Breites IT-Netzwerk, Förderung von Frauen in MINT, Unterstützung von IT-Nachwuchs
Verena El-Rayes
- 10+ Jahre Personalbranche
- Niederlassungsleiterin bei internationalem Marktführer für Personaldienstleistungen
- HR Business Partnerin in Top-Tier-Beratungsunternehmen
- Global IT-Recruiting in einem der größten börsennotierten Industrieunternehmen Österreichs
- BWL Studium und MBA mit Schwerpunkt Entrepreneurship, Arbeitsrechtsexpertin
- Breites IT-Netzwerk, Förderung von Frauen in MINT, Unterstützung von IT-Nachwuchs