Probezeit richtig gestalten: Was Unternehmen und neue Mitarbeitende in den ersten 90 Tagen falsch machen
Ein neuer Job beginnt selten dort, wo man ihn erwartet. Der erste Arbeitstag, das erste Meeting, das erste Feedback von der Führungskraft, all das prägt das Bild vom neuen Unternehmen in einer Intensität, die sich im weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses kaum mehr wiederholt. Trotzdem wird die Probezeit in vielen Unternehmen als reine Formalität behandelt, als gesetzliche Pflichtübung, die man irgendwie hinter sich bringt, bevor der eigentliche Arbeitsalltag beginnt.
Gerade im IT-Bereich ist diese Einstellung problematisch. Fachkräfte sind schwer zu finden, der Recruiting-Prozess ist aufwendig und kostspielig, und dennoch scheitern Arbeitsverhältnisse auffallend häufig genau in jenen ersten drei Monaten, in denen eigentlich beide Seiten überzeugen wollen. Was läuft hier schief?
Die Probezeit ist kein Puffer und kein Test, den neue Mitarbeitende alleine bestehen müssen. Sie ist eine Phase gegenseitiger Orientierung, in der Erwartungen abgeglichen, Vertrauen aufgebaut und die Grundlage für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit gelegt wird. Wer diese Phase verpasst oder falsch gestaltet, riskiert nicht nur eine frühe Trennung, sondern auch den erneuten Start eines mühsamen Recruiting-Prozesses.
In diesem Beitrag zeigen wir euch, welche Fehler in der Probezeit auf beiden Seiten am häufigsten vorkommen, was in den ersten 30, 60 und 90 Tagen wirklich zählt und wie eine gute Personalberatung auch in dieser Phase einen wichtigen Unterschied machen kann.
Inhaltsverzeichnis
- Warum die Probezeit mehr ist als eine Formalität
- Die häufigsten Fehler auf Unternehmensseite
- Die häufigsten Fehler auf Kandidatenseite
- Was in den ersten 30, 60 und 90 Tagen wirklich zählt
- Die Rolle der Führungskraft in der Probezeit
- Wann eine Trennung in der Probezeit die richtige Entscheidung ist
- Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
1) Warum die Probezeit mehr ist als eine Formalität
In Österreich dauert die gesetzliche Probezeit in der Regel einen Monat. Viele Unternehmen vereinbaren jedoch vertraglich längere Zeiträume von bis zu drei Monaten. In dieser Phase können beide Seiten das Arbeitsverhältnis kurzfristig und ohne Angabe von Gründen beenden. Was aus juristischer Sicht wie eine Absicherung klingt, hat aus HR-Perspektive eine ganz andere Bedeutung. Die Probezeit ist das Fenster, in dem neue Mitarbeitende entscheiden, ob sie wirklich angekommen sind und ob das Unternehmen hält, was es im Recruiting versprochen hat.
Daten zur Mitarbeiterfluktuation zeigen immer wieder, dass ein erheblicher Anteil der Trennungen innerhalb der ersten drei bis sechs Monate stattfindet. Viele davon sind nicht auf fachliche Unzulänglichkeiten zurückzuführen, sondern auf kulturelle Fehlpassungen, unklare Erwartungen oder ein mangelhaftes Einarbeitungsumfeld. Das bedeutet, dass die Herausforderung oft nicht im Können der neuen Person liegt, sondern im Kontext, den das Unternehmen schafft oder eben nicht schafft.
Für IT-Unternehmen ist das besonders relevant. Neue Entwicklerinnen und Entwickler, System Engineers oder IT-Projektmanagerinnen und -manager kommen oft in komplexe, gewachsene Systemlandschaften und eingespielte Teams. Sie brauchen Zeit, Orientierung und aktive Unterstützung, um wirklich produktiv werden zu können. Wer diese Anlaufzeit nicht einplant und neue Mitarbeitende von Tag eins an wie langjährige Kolleginnen und Kollegen behandelt, übersieht einen fundamentalen Unterschied in der Ausgangssituation.
Die Probezeit ist also keine Phase, die man passiv durchläuft. Sie ist eine aktive Gestaltungsaufgabe, die sowohl Unternehmen als auch neue Mitarbeitende gleichermaßen ernst nehmen müssen. Und sie beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern bereits in dem Moment, in dem ein Angebot angenommen wird. Wie ein Unternehmen in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsantritt kommuniziert, ob es proaktiv informiert, Fragen beantwortet und den Start vorbereitet, ist oft das erste Signal dafür, wie ernsthaft die neue Person auch nach der Unterschrift noch als Mensch wahrgenommen wird.
2) Die häufigsten Fehler auf Unternehmensseite
Unternehmen machen in der Probezeit erstaunlich ähnliche Fehler, quer durch Branchen und Unternehmensgrößen. Im IT-Bereich fallen einige dieser Fehler besonders stark ins Gewicht, weil die Komplexität der Aufgaben und die Eigenheiten der Unternehmenskultur selten intuitiv erfassbar sind.
- Kein strukturiertes Onboarding: Viele Unternehmen übergeben neuen Mitarbeitenden am ersten Tag einen Laptop, einen Zugangscode und eine Liste mit Ansprechpersonen und erwarten dann, dass sich alles von selbst einstellt. Ein strukturierter Einarbeitungsplan, der fachliche Ziele, soziale Orientierung und klare Meilensteine verbindet, fehlt häufig vollständig. Das führt dazu, dass sich neue Mitarbeitende überfordert oder sich selbst überlassen fühlen, obwohl sie fachlich durchaus kompetent sind.
- Fehlende Feedbackgespräche: Die Probezeit endet für viele neue Mitarbeitende mit einem einzigen formellen Gespräch kurz vor Ablauf der Frist. Wie es ihnen in den Wochen davor ergangen ist, welche Unsicherheiten sich aufgebaut haben oder welche Erwartungen nicht erfüllt wurden, bleibt unbesprochen. Regelmäßiges, proaktives Feedback, das nicht bewertet, sondern orientiert, ist in dieser Phase entscheidend.
- Überfrachtung von Anfang an: Der Impuls, neue Mitarbeitende möglichst schnell produktiv einzusetzen, ist verständlich, aber oft kontraproduktiv. Wer in den ersten Wochen mit zu vielen Aufgaben, Projekten und Erwartungen konfrontiert wird, ohne ausreichend Zeit zur Orientierung zu haben, verliert schnell das Vertrauen in die eigene Entscheidung für diesen Arbeitgeber.
- Fehlende kulturelle Integration: Fachliche Einarbeitung allein reicht nicht. Wer nicht versteht, wie im Unternehmen kommuniziert wird, wie Entscheidungen getroffen werden oder welche informellen Spielregeln im Team gelten, bleibt ein Außenstehender, auch wenn die technischen Aufgaben bereits gut gelingen.
- Unerfüllte Versprechen aus dem Recruiting: Was im Bewerbungsgespräch versprochen wurde, zum Beispiel flexible Arbeitszeiten, ein modernes Technologieumfeld oder ein bestimmtes Teamgefüge, muss sich in der Realität wiederfinden. Klafft hier eine Lücke, entsteht schnell ein Vertrauensbruch, der kaum mehr zu reparieren ist.
3) Die häufigsten Fehler auf Kandidatenseite
Auch neue Mitarbeitende tragen Verantwortung für das Gelingen der Probezeit. Einige typische Verhaltensweisen erschweren den Start unnötig, selbst wenn die fachliche Eignung grundsätzlich gegeben ist.
- Zu viel Zurückhaltung: Viele neue Mitarbeitende möchten in den ersten Wochen nicht negativ auffallen und halten sich deshalb sehr zurück. Fragen werden nicht gestellt, Unklarheiten nicht angesprochen, Schwierigkeiten still ausgehalten. Diese Zurückhaltung wird oft als Desinteresse oder mangelnde Initiative wahrgenommen, obwohl sie eigentlich aus dem Wunsch entsteht, einen guten Eindruck zu machen.
- Zu frühe Kritik: Das Gegenteil ist ebenfalls problematisch. Wer bereits in den ersten Wochen lautstark bestehende Prozesse kritisiert, Vergleiche mit dem vorherigen Arbeitgeber zieht oder Verbesserungsvorschläge einbringt, ohne die Ausgangssituation wirklich verstanden zu haben, wird schnell als schwierig wahrgenommen, auch wenn die Beobachtungen inhaltlich berechtigt wären.
- Fehlende Eigeninitiative bei der Netzwerkbildung: In der Probezeit ist es besonders wichtig, aktiv Kontakte zu knüpfen, Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen und sich im Team zu verankern. Wer darauf wartet, angesprochen zu werden, verpasst wertvolle Gelegenheiten, die in einem gut eingespielten Team kaum von selbst entstehen.
- Unrealistische Erwartungen an die Einlernkurve: Gerade erfahrene IT-Fachkräfte, die in ihrem vorherigen Unternehmen sehr selbstständig und produktiv gearbeitet haben, unterschätzen manchmal, wie lange es dauert, in einem neuen Umfeld wirklich wirksam zu werden. Ungeduld mit sich selbst und überhöhte Leistungserwartungen in den ersten Wochen können unnötigen Druck erzeugen.
- Keine offene Kommunikation bei Problemen: Wer merkt, dass Erwartungen nicht zusammenpassen, dass Aufgaben anders sind als besprochen oder dass die Unternehmenskultur nicht zum eigenen Arbeitsstil passt, sollte das frühzeitig ansprechen. Ein offenes Gespräch in der vierten Woche ist deutlich konstruktiver als eine Kündigung in der achten.
4) Was in den ersten 30, 60 und 90 Tagen wirklich zählt
Die Probezeit lässt sich sinnvoll in drei Phasen unterteilen, die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte haben. Dieses Modell hilft sowohl Unternehmen als auch neuen Mitarbeitenden, die richtigen Erwartungen für den jeweiligen Zeitabschnitt zu entwickeln.
Die ersten 30 Tage: Orientierung und Ankommen
In diesem Zeitraum geht es nicht darum, bereits vollständig produktiv zu sein, sondern darum, das Umfeld zu verstehen. Zu den wichtigsten Aufgaben in dieser Phase gehören:
- Alle relevanten Ansprechpersonen kennenlernen
- Die wichtigsten Prozesse, Tools und Systeme grob verstehen
- Erste kleinere Aufgaben übernehmen, die einen realistischen Einblick in den Arbeitsalltag geben
- Die Unternehmenskultur und informelle Kommunikationswege beobachten
Für Unternehmen ist es in dieser Phase besonders wichtig, regelmäßige Gesprächstermine anzubieten und aktiv nachzufragen, wie der Start erlebt wird. Ein konkreter Einarbeitungsplan mit klaren Meilensteinen gibt neuen Mitarbeitenden Struktur und das Gefühl, dass ihr Start bewusst vorbereitet wurde.
Die zweiten 30 Tage: Beitrag und Vertiefung
Die erste Orientierungsphase sollte nun abgeschlossen sein. Neue Mitarbeitende übernehmen zunehmend eigenverantwortliche Aufgaben und bringen sich in Teamprozesse ein. Wichtige Schwerpunkte in dieser Phase:
- Erste Aufgaben vollständig und eigenverantwortlich abschließen
- Aktiv zur Teamkommunikation beitragen
- Erste eigene Ideen und Beobachtungen vorsichtig einbringen
- Ein Zwischenfeedbackgespräch mit der Führungskraft führen
Ein Zwischengespräch um die 45-Tage-Marke ist in vielen Unternehmen noch kein Standard, wäre aber äußerst wertvoll, um frühzeitig Kurs zu halten und Missverständnisse zu vermeiden.
Die dritten 30 Tage: Verankerung und Perspektive
Gegen Ende der Probezeit sollte für beide Seiten klar sein, ob die Zusammenarbeit langfristig Sinn ergibt. In dieser Phase stehen folgende Punkte im Vordergrund:
- Ein strukturiertes Abschlussgespräch führen, in dem beide Seiten ehrlich Bilanz ziehen
- Entwicklungswünsche und Erwartungen an die nächsten Monate besprechen
- Perspektiven für die Zeit nach der Probezeit klar kommunizieren
- Entscheidungen transparent und rechtzeitig treffen, nicht erst in der letzten Woche
Eine Probezeit, die mit einem klaren, positiven Abschlussgespräch endet, legt das Fundament für ein Arbeitsverhältnis, das auf Vertrauen und offener Kommunikation basiert.
5) Die Rolle der Führungskraft in der Probezeit
Keine andere Person hat so viel Einfluss auf das Gelingen der Probezeit wie die direkte Führungskraft. Und gleichzeitig ist es genau diese Person, die im Tagesgeschäft oft am wenigsten Zeit hat, sich intensiv um neue Mitarbeitende zu kümmern.
Eine gute Führungskraft in der Probezeit ist vor allem eines: präsent und ansprechbar. Das bedeutet nicht, neue Mitarbeitende ständig zu kontrollieren oder zu beurteilen, sondern regelmäßig zu fragen, wie es geht, was fehlt und wo Unterstützung hilfreich wäre. Kurze wöchentliche Check-ins, die nicht dem Leistungsmonitoring dienen, sondern dem echten Austausch, sind in dieser Phase wirksamer als ausführliche monatliche Feedbackgespräche.
Darüber hinaus übernimmt die Führungskraft eine wichtige Rolle bei der kulturellen Integration. Sie ist die Person, die neue Mitarbeitende in die informellen Strukturen des Teams einführt, erklärt, wie Entscheidungen getroffen werden und welche ungeschriebenen Spielregeln im Unternehmen gelten. Dieses Wissen lässt sich nicht aus einem Onboarding-Handbuch ableiten, es entsteht im persönlichen Gespräch.
Ebenfalls entscheidend ist die Art, wie Feedback gegeben wird. In der Probezeit ist konstruktives Feedback besonders wirkungsvoll, weil neue Mitarbeitende noch sehr offen für Anpassungen sind und aktiv nach Orientierung suchen. Wer erst am Ende der Probezeit mitteilt, dass Erwartungen nicht erfüllt wurden, beraubt die neue Person der Möglichkeit, rechtzeitig gegenzusteuern.
Gerade im IT-Bereich, wo viele Führungskräfte selbst stark technisch geprägt sind und soziale Führungsaufgaben manchmal als weniger prioritär betrachten, lohnt es sich, bewusst Zeit für diese Begleitung einzuplanen. Konkret bedeutet das:
- Wöchentliche Check-ins von 15 bis 20 Minuten fest im Kalender reservieren
- Aktiv nachfragen, was gut läuft und was noch unklar ist, statt auf Eigeninitiative zu warten
- Fehler in der Anfangsphase als Lernchancen kommunizieren, nicht als Bewertungsgrundlage
- Die neue Person aktiv in Teamentscheidungen einbeziehen, auch wenn das noch etwas mehr Erklärung erfordert
- Lob und Anerkennung genauso klar aussprechen wie Kritik
Der Aufwand zahlt sich aus. Wer in der Probezeit gut führt, spart sich mit hoher Wahrscheinlichkeit einen erneuten Recruiting-Prozess einige Monate später. Darüber hinaus stärkt eine gut begleitete Probezeit das Vertrauen der neuen Person in das Unternehmen auf eine Art, die sich durch spätere Maßnahmen nur schwer nachholen lässt.
6) Wann eine Trennung in der Probezeit die richtige Entscheidung ist
Nicht jede Probezeit endet mit einer Festanstellung, und das ist nicht immer ein Scheitern. Manchmal ergibt sich im Laufe der ersten Wochen, dass die Erwartungen auf beiden Seiten schlicht nicht zusammenpassen, egal wie gut der Recruiting-Prozess gestaltet war.
Für Unternehmen ist eine frühe Trennung dann sinnvoll, wenn fundamentale fachliche Voraussetzungen fehlen, die im Auswahlprozess nicht erkennbar waren, wenn die kulturelle Passung trotz aktivem Bemühen nicht hergestellt werden kann oder wenn das Verhalten der neuen Person dem Team nachhaltig schadet. Wichtig ist dabei, dass eine Trennung in der Probezeit nie ohne vorheriges, ehrliches Feedback erfolgen sollte. Wer eine Person nach acht Wochen überrascht entlässt, ohne ihr die Möglichkeit zur Anpassung gegeben zu haben, handelt weder fair noch klug.
Für neue Mitarbeitende ist eine eigene Kündigung in der Probezeit dann berechtigt, wenn zentrale Zusagen aus dem Recruiting nicht eingehalten wurden, wenn die Unternehmenskultur grundlegend nicht zum eigenen Arbeitsstil passt oder wenn sich zeigt, dass die Aufgaben wesentlich anders sind als besprochen. Auch hier gilt: Ein offenes Gespräch vor der Entscheidung ist immer besser als ein stiller Abgang.
In beiden Fällen sollte eine Trennung in der Probezeit als Signal ernst genommen werden.
- Was hat im Recruiting-Prozess nicht funktioniert?
- Welche Erwartungen wurden nicht klar genug kommuniziert?
Diese Fragen helfen dabei, aus einer frühen Trennung zu lernen und den nächsten Prozess besser zu gestalten, anstatt denselben Fehler erneut zu machen.
7) Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
In unserer täglichen Arbeit bei CETEO erleben wir immer wieder, dass die Probezeit das schwächste Glied in der gesamten Recruiting-Kette ist. Unternehmen investieren enorm viel Zeit und Energie in die Suche, die Auswahl und das Onboarding neuer Mitarbeitender, und lassen dann in den ersten drei Monaten die Aufmerksamkeit nach, genau dann, wenn sie am wichtigsten wäre.
Dabei zeigt sich in der Praxis: Wer die Probezeit aktiv gestaltet, regelmäßig das Gespräch sucht und klare Erwartungen kommuniziert, schafft die Voraussetzung für eine langfristig stabile Zusammenarbeit. Das spart nicht nur Kosten für erneute Suchprozesse, sondern stärkt auch die Arbeitgebermarke, denn neue Mitarbeitende, die sich gut aufgenommen fühlen, sprechen darüber.
Eine erfahrene Personalberatung begleitet diesen Prozess nicht nur bis zur Unterschrift, sondern auch in den ersten Wochen danach. Wir kennen sowohl die Erwartungen des Unternehmens als auch die Perspektive der neuen Person und können als neutrale Instanz vermitteln, wenn sich Unsicherheiten aufbauen, bevor daraus ein größeres Problem wird. Diese Nachbetreuung ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit, denn eine erfolgreiche Besetzung zeigt sich nicht am Tag der Unterschrift, sondern sechs Monate später.
Die Probezeit ist keine Formalität. Sie ist die entscheidende Phase, in der aus einem Vertragsabschluss eine echte, langfristige Zusammenarbeit wird. Wer das versteht und entsprechend handelt, ist im IT-Recruiting deutlich erfolgreicher als jene, die erst nach einer Kündigung anfangen zu fragen, was schiefgelaufen ist.
Die Probezeit beginnt nicht am ersten Arbeitstag – sie beginnt mit der richtigen Beratung.
Semra Bujak
- Abgeschlossenes Bachelorstudium in Wirtschafts- und Sozialwissenschaften mit Schwerpunkt auf Personalmanagement und International Business
- 2+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche –
speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen - kurz vor Abschluss ihres Master:
Export- und Internationalisierungsmanagement
Semra Bujak
- Abgeschlossenes Bachelorstudium in Wirtschafts- und Sozialwissenschaften mit Schwerpunkt auf Personalmanagement und International Business
- 2+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche –
speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen - kurz vor Abschluss ihres Master:
Export- und Internationalisierungsmanagement