Shared Desk Policy im IT-Bereich: Was passiert bei Rückkehr ins Büro?
Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren eine Entscheidung getroffen, die damals logisch erschien. Wer ohnehin nur zwei oder drei Tage pro Woche im Büro ist, braucht keinen fixen Schreibtisch. Also wurde Desk-Sharing eingeführt, Büroflächen wurden verkleinert, Mietverträge nicht verlängert, und das eingesparte Geld floss in bessere Ausstattung für die verbleibenden Plätze. Ein vernünftiger Schritt, der für viele Unternehmen wirtschaftlich Sinn gemacht hat.
Nun dreht sich der Trend. Wie wir bereits in unserem Beitrag zu Home-Office-Regelungen aus Sicht einer IT-Personalberatung beschrieben haben, wollen immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeitenden wieder häufiger im Büro sehen. Mehr Präsenz, mehr Teamkultur, mehr Kontrolle über die tägliche Zusammenarbeit. Das klingt nachvollziehbar, wirft aber sofort eine praktische Frage auf, die in der Diskussion oft vergessen wird: Wo sollen alle sitzen?
Wenn ein Unternehmen seine Bürofläche auf 70 Prozent der ursprünglichen Schreibtischanzahl reduziert hat und nun möchte, dass alle Mitarbeitenden vier oder fünf Tage pro Woche ins Büro kommen, entsteht ein handfestes Platzproblem. Die Shared Desk Policy, die als Lösung für eine neue Arbeitswelt eingeführt wurde, wird plötzlich zum Engpass in einer Rückkehr-Strategie, die selbst noch nicht zu Ende gedacht ist.
In diesem Beitrag beleuchten wir, was Desk-Sharing konkret bedeutet, welche Herausforderungen entstehen, wenn Präsenzpflicht und geteilte Schreibtische aufeinanderprallen, und was wir als IT-Personalberatung in Wien in Gesprächen mit Unternehmen und Kandidatinnen und Kandidaten dazu beobachten. Es geht nicht darum, eine Seite zu vertreten, sondern darum, einen Widerspruch sichtbar zu machen, der gerade viele Unternehmen beschäftigt, ohne dass er offen ausgesprochen wird.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Desk-Sharing und wie verbreitet ist es?
- Das Rechenbeispiel, das viele Unternehmen unterschätzen
- Desk-Sharing braucht mehr als freie Schreibtische
- Wie Unternehmen mit dem Widerspruch umgehen
- Was Mitarbeitende im IT-Bereich dazu sagen
- Wie wir als IT-Personalberatung damit umgehen
- Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
1) Was ist Desk-Sharing und wie verbreitet ist es?
Desk-Sharing, auch Shared Desk Policy oder Schreibtischteilung genannt, beschreibt ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keinen fixen, persönlich zugewiesenen Schreibtisch mehr haben. Stattdessen wählen sie beim Bürobesuch einen freien Platz, verstauen persönliche Gegenstände in einem Rollcontainer oder Spind und verlassen den Schreibtisch am Ende des Tages wieder so, wie sie ihn vorgefunden haben. Dieses Prinzip wird auch als Clean Desk Policy bezeichnet.
Das Modell ist in Österreich weit verbreitet und die Zahlen dazu sind beeindruckend. Der Office Report 2025 der Wiener Beratungsagentur teamgnesda, durchgeführt gemeinsam mit pro m2 und Vitra, hat zwischen März und Mai 2025 Daten von 201.000 Mitarbeitenden, 156.000 Arbeitsplätzen und rund 4,32 Millionen Quadratmetern Bürofläche erhoben. Das entspricht knapp über 50 Prozent der professionell genutzten Bürofläche in Wien. Das Ergebnis: 96 Prozent der Unternehmen und 99,4 Prozent der Mitarbeitenden haben Zugang zu Homeoffice, durchschnittlich 2,4 Tage pro Woche. Die durchschnittliche Büropräsenz liegt bei gerade einmal 52 Prozent. Rechnerisch bedeutet das, dass rund ein Drittel aller Schreibtische in Wiens Büros schlicht nicht gebraucht wird.
Das Problem entsteht, wenn sich diese Verteilung verändert.
Desk-Sharing hat sich als logische Antwort auf hybrides Arbeiten etabliert. Wenn die Hälfte der Belegschaft ohnehin nicht täglich im Büro ist, müssen nicht mehr alle einen eigenen Platz haben. Die Einsparungen bei Bürofläche und Mietkosten sind erheblich. Viele Unternehmen haben in Folge der gestiegenen Homeoffice-Abwesenheiten Einsparungspotenzial im Bereich der Raummieten evaluiert und in dynamischere Raumnutzungskonzepte investiert. Was funktioniert, solange das Modell passt, wird zum Problem, sobald sich die Grundlage verändert.
2) Das Rechenbeispiel, das viele Unternehmen unterschätzen
Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Ein IT-Unternehmen in Wien hat 50 Mitarbeitende. In den Jahren nach der Pandemie hat es seine Bürofläche angepasst und verfügt nun über 35 Schreibtische, was einer Sharing Rate von 0,7 entspricht. Das funktioniert gut, solange nie mehr als 35 Personen gleichzeitig im Büro sind.
Nun beschließt die Geschäftsführung, dass mindestens vier Tage pro Woche alle vor Ort sein sollen. Plötzlich sitzen theoretisch 50 Personen in einem Büro mit 35 Plätzen. 15 Personen haben keinen Platz. Und das ist keine abstrakte Rechnung. Wenn die Präsenzanforderungen steigen, wird aus einer theoretischen Sharing Rate schnell ein ganz konkretes Platzproblem
Laut dem Office Report 2025 ist die Büropräsenz am Dienstag mit maximal 68 Prozent am höchsten und sinkt am Freitag auf durchschnittlich 29 Prozent. Selbst am stärksten frequentierten Tag kommen also nicht einmal sieben von zehn Mitarbeitenden ins Büro. Das zeigt, dass Mitarbeitende ohnehin nicht gleichmäßig verteilt ins Büro kommen. An manchen Tagen ist es voll, an anderen kaum jemand da. Wird Präsenz nun stärker vorgeschrieben, verschärft sich dieses Ungleichgewicht weiter, vor allem an jenen Tagen, die für Meetings und Zusammenarbeit bevorzugt werden.
Für IT-Unternehmen, in denen viele Fachkräfte konzentriert und ohne Unterbrechungen arbeiten müssen, ist das mehr als ein logistisches Problem. Wer keinen verlässlichen, ruhigen Arbeitsplatz hat, arbeitet schlechter. Wer täglich suchen muss, wo noch ein Platz frei ist, fühlt sich nicht willkommen. Und wer das Gefühl hat, dass das Unternehmen seine eigenen Entscheidungen nicht zu Ende gedacht hat, verliert Vertrauen in die Führung.
Das ist kein theoretisches Szenario. In unseren Gesprächen mit IT-Fachkräften taucht genau diese Situation immer öfter auf. Unternehmen, die Präsenz einfordern, aber keine durchdachte Antwort auf die Frage haben, wo alle sitzen sollen. Das erzeugt Frust und wirkt sich direkt auf die Wechselbereitschaft aus. Besonders deutlich zeigt sich das, wenn Mitarbeitende in Gemeinden außerhalb der Stadt wohnen und ohnehin lange Pendlerwege in Kauf nehmen müssen. Wer eine Stunde fährt, um dann im Büro keinen ruhigen Platz zu finden, stellt schnell die Frage, ob dieser Aufwand gerechtfertigt ist.
4) Wie Unternehmen mit dem Widerspruch umgehen
In der Praxis beobachten wir unterschiedliche Ansätze, wie Unternehmen mit dem Widerspruch zwischen Präsenzwunsch und zu wenig Schreibtischen umgehen. Manche handeln pragmatisch und durchdacht, andere versprechen mehr als sie halten können.
Andreas Gnesda, Gründer von teamgnesda, bringt es im Office Report 2025 auf den Punkt: „Die sogenannte Rückkehrpflicht bleibt ein Mythos. Wir wollen, dass Mitarbeitende wieder ins Büro kommen – doch viele vergessen, warum sie überhaupt dort sein sollten. Es fehlt oft das gemeinsame Warum." Das trifft genau das, was wir täglich in Gesprächen mit Unternehmen und Kandidatinnen und Kandidaten erleben. Die häufigsten Lösungsansätze, die wir beobachten:
- Neue Büroflächen anmieten: Wer die Mittel hat, erweitert die Fläche oder zieht in größere Räumlichkeiten. Das ist die ehrlichste Lösung, aber auch die teuerste, und in Wien angesichts der Büromietsituation nicht immer kurzfristig realisierbar.
- Rotationspläne einführen: Anwesenheitspflicht wird auf bestimmte Wochentage oder Teams aufgeteilt, sodass nie alle gleichzeitig kommen. Das funktioniert, erfordert aber klare Kommunikation und konsequente Umsetzung.
- Zonen differenzieren: Manche Unternehmen definieren bestimmte Bereiche als Collaboration-Zones für Meetings und Teamarbeit und andere als ruhige Einzelarbeitsplätze, ohne fixe Zuweisung. Das kann gut funktionieren, wenn die Raumplanung mitgedacht wird.
- Präsenzerwartungen still zurückschrauben: Nicht wenige Unternehmen kündigen Vollpräsenz an, setzen sie aber in der Praxis nicht durch, weil die Platzsituation es schlicht nicht zulässt. Das schafft Unklarheit und Frustration auf allen Seiten.
- Hybride Modelle neu verhandeln: Die klügste Lösung ist oft ein offenes Gespräch darüber, was tatsächlich gebraucht wird. Nicht „alle immer da", sondern „wann macht gemeinsame Anwesenheit wirklich Sinn?"
5) Was Mitarbeitende im IT-Bereich dazu sagen
In Gesprächen mit IT-Fachkräften taucht das Thema Desk-Sharing immer häufiger auf, oft als konkreter Auslöser für Wechselüberlegungen. Nicht das Desk-Sharing selbst ist das Problem, sondern die Kombination aus erhöhter Präsenzerwartung und fehlender Arbeitsplatzgarantie.
Was wir hören, ist klar und konsistent. Desk-Sharing wird selten als neutrales Modell erlebt, wenn gleichzeitig mehr Präsenz erwartet wird. Es wirkt dann wie ein Widerspruch in sich, weil das Unternehmen mehr Mitarbeitende im Büro will, aber weniger Platz dafür hat als früher. Was wir hören, lässt sich auf wenige Kernpunkte bringen:
- Kein fixer Platz bedeutet kein Ankommen: Viele IT-Fachkräfte, besonders jene in konzentrierten Entwicklungsrollen, haben über Jahre einen persönlichen Arbeitsbereich aufgebaut, mit zwei Monitoren, einer spezifischen Tastatur, Notizen an der Wand. Desk-Sharing nimmt diese Möglichkeit weg. Wer täglich neu sucht und einrichtet, investiert Zeit und Energie, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
- Die Signalwirkung zählt: Kein eigener Schreibtisch wird von vielen nicht als neutrales Modell wahrgenommen, sondern als Signal: "Du gehörst nicht wirklich dazu". Ob das der Intention des Unternehmens entspricht oder nicht, spielt für die Wirkung keine Rolle.
- Lärm und Ablenkung im Großraumbüro: IT-Fachkräfte brauchen für viele ihrer Aufgaben Konzentration. Offene Büros mit wechselnden Sitznachbarinnen und -nachbarn, fehlenden Rückzugsmöglichkeiten und unterschiedlichen Geräuschpegeln gelten bei vielen als produktivitätsfeindlich. Home-Office wird in diesem Kontext nicht als Bequemlichkeit verteidigt, sondern als bessere Arbeitsbedingung.
- Mangelnde Planbarkeit: Wer nicht weiß, ob morgen noch ein Platz frei ist, kann den Tag schlechter planen. Das erzeugt Stress, der sich auf die Arbeitszufriedenheit auswirkt.
6) Wie wir als IT-Personalberatung damit umgehen
Als IT-Personalberatung in Wien beobachten wir diesen Trend aus einer sehr konkreten Perspektive. Desk-Sharing und Präsenzpflicht tauchen immer häufiger als Wechselgrund in unseren Erstgesprächen mit Kandidatinnen und Kandidaten auf. Was früher eine Randnotiz war, ist heute oft der Einstieg in das Gespräch über Wechselmotivation.
Dabei geht es selten darum, dass jemand grundsätzlich nicht ins Büro kommen möchte. Viele IT-Fachkräfte schätzen den persönlichen Austausch, die spontane Zusammenarbeit und das Gefühl, Teil eines Teams zu sein. Was sie nicht schätzen, ist ins Büro zu kommen und dann keinen Platz zu finden, keinen ruhigen Arbeitsbereich zu haben oder das Gefühl zu haben, dass ihre Bedürfnisse bei der Raumplanung keine Rolle gespielt haben.
Was früher selten explizit angesprochen wurde, ist heute ein fester Bestandteil des Gesprächs. „Ich wechsle, weil wir jetzt vier Tage kommen müssen und es nicht mal genug Schreibtische gibt" ist eine Aussage, die wir mittlerweile regelmäßig hören. Und sie zeigt, wie sehr die operative Realität hinter der kommunizierten Strategie zurückbleibt.
Für Unternehmen, die bei uns eine IT-Stelle besetzen möchten, bedeutet das folgendes:
- Die Frage nach dem Arbeitsmodell ist für die meisten Kandidatinnen und Kandidaten mittlerweile die erste, nicht die letzte. Wer hier keine klare Antwort hat, verliert Interesse noch bevor ein erstes Gespräch stattfindet.
- Unternehmen, die Desk-Sharing und hohe Präsenzerwartungen kombinieren, ohne die Platzsituation gelöst zu haben, wirken nach außen unvorbereitet. Das schadet dem Employer Branding, auch wenn es nie kommuniziert wird.
- Wir sprechen Unternehmen in solchen Situationen offen darauf an. Nicht um die Entscheidung zu kritisieren, sondern um gemeinsam zu überlegen, wie das Angebot so kommuniziert werden kann, dass es für Kandidatinnen und Kandidaten fair und nachvollziehbar klingt.
Was wir außerdem beobachten, ist, dass Unternehmen, die das Thema proaktiv und ehrlich ansprechen und klar kommunizieren, wie die aktuelle Platzsituation aussieht und was geplant ist, von Kandidatinnen und Kandidaten deutlich positiver wahrgenommen werden als jene, die das Thema verschweigen und erst im Onboarding damit konfrontieren.
7) Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
Desk-Sharing war eine sinnvolle Antwort auf eine Arbeitswelt, die flexibler geworden ist. Die Entscheidung, Büroflächen zu reduzieren und geteilte Schreibtische einzuführen, war für viele Unternehmen wirtschaftlich richtig und kulturell passend zu einem Moment, in dem alle mehr Flexibilität wollten.
Was jetzt passiert, ist, dass sich dieser Moment verändert hat, ohne dass die Konsequenzen vollständig mitgedacht wurden. Mehr Präsenz und weniger Schreibtische gleichzeitig zu wollen ist ein Widerspruch, der sich nicht durch interne Kommunikation auflösen lässt. Er braucht entweder mehr Platz, angepasste Erwartungen oder ein ehrlicheres Gespräch darüber, was hybrides Arbeiten heute für das jeweilige Unternehmen wirklich bedeutet.
Als IT-Personalberatung in Wien sehen wir diese Spannung täglich. Wir sehen Unternehmen, die gut gemeinte Entscheidungen treffen, und Kandidatinnen und Kandidaten, die auf deren Folgen reagieren. Und wir sehen, dass Unternehmen, die diesen Widerspruch offen ansprechen und aktiv lösen, im Recruiting deutlich erfolgreicher sind als jene, die darauf hoffen, dass sich das Problem von selbst erledigt.
Desk-Sharing ist kein Problem. Desk-Sharing ohne Plan ist eines.
Was Unternehmen im IT-Bereich jetzt brauchen, ist keine Entscheidung zwischen Homeoffice und Vollpräsenz, sondern eine ehrliche Auseinandersetzung damit, was ihre Arbeitswelt wirklich leistungsfähig macht. Das kann für manche Teams mehr Bürozeit bedeuten, für andere mehr Flexibilität. Was selten funktioniert, ist eine Einheitslösung, die weder Kandidatinnen und Kandidaten noch bestehende Mitarbeitende wirklich abholt.
Ein Aspekt, der dabei oft vergessen wird, ist, dass Büro nicht gleich Kultur ist. Wer seine Mitarbeitenden zurück ins Büro holt, um Teamgeist zu erzeugen, und sie dort an einem namenlosen Schreibtisch in einem lauten Großraum sitzen lässt, erreicht das Gegenteil. Gemeinsame Anwesenheit schafft nur dann Mehrwert, wenn sie gut gestaltet ist, mit Rückzugsräumen, verlässlichen Plätzen und einem klaren Verständnis dafür, warum Präsenz heute sinnvoll ist und wann sie es nicht ist.
Wir begleiten Unternehmen in genau diesen Momenten:
- wenn die Rahmenbedingungen im Wandel sind,
- wenn das Recruiting schwieriger wird als erwartet,
- und wenn ehrliche Kommunikation den Unterschied macht zwischen einer erfolgreichen Besetzung und einem weiteren Monat der vergeht.
Kandidatinnen und Kandidaten schätzen Ehrlichkeit mehr als perfekte Rahmenbedingungen. Wer sagt, wo man steht und wohin man will, schafft Vertrauen. Und Vertrauen ist die Grundlage für jede Zusammenarbeit, die halten soll.
Büro neu denken & Talente gewinnen.
Semra Bujak
- Abgeschlossenes Bachelorstudium in Wirtschafts- und Sozialwissenschaften mit Schwerpunkt auf Personalmanagement und International Business
- 2+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche –
speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen - kurz vor Abschluss ihres Master:
Export- und Internationalisierungsmanagement
Semra Bujak
- Abgeschlossenes Bachelorstudium in Wirtschafts- und Sozialwissenschaften mit Schwerpunkt auf Personalmanagement und International Business
- 2+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche –
speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen - kurz vor Abschluss ihres Master:
Export- und Internationalisierungsmanagement