Wie eine IT-Personalvermittlung in Wien wirklich funktioniert und warum Unternehmen damit schneller besetzen
Es war ein Dienstagmorgen im März, als der IT-Leiter eines mittelständischen Unternehmens zum ersten Mal bei uns anrief. Die Stimme klang müde, aber entschlossen. „Wir suchen seit sechs Monaten einen Information Security Officer. Ich habe langsam keine Ideen mehr."
Sechs Monate. Drei ausgeschriebene Stellenanzeigen auf verschiedenen Portalen. Zwölf Bewerbungen, von denen vier überhaupt in die engere Wahl kamen. Zwei Kandidaten, die nach dem zweiten Gespräch abgesprungen waren. Und ein Team, das die fehlende Kapazität seit einem halben Jahr mühsam intern auffängt.
Was unser Ansprechpartner beschrieben hat, ist kein Einzelfall. Es ist ein Muster, das wir bei CETEO regelmäßig erleben, wenn Unternehmen zum ersten Mal den Weg zu einer spezialisierten IT-Personalvermittlung finden. Meistens dann, wenn der Schmerz groß genug geworden ist. Meistens zu spät, aber noch nicht zu spät.
In diesem Beitrag nehmen wir euch mit hinter die Kulissen unserer Arbeit. Wie läuft eine IT-Personalvermittlung bei CETEO wirklich ab? Was passiert zwischen dem ersten Anruf und der erfolgreichen Besetzung? Und warum dauert es mit einer spezialisierten Personalvermittlung in Wien oft nur einen Bruchteil der Zeit, die Unternehmen intern investieren?
Inhaltsverzeichnis
- Warum Unternehmen zu einer IT-Personalvermittlung kommen
- Das Briefing: Was bei einer IT-Personalvermittlung wirklich wichtig ist
- Die Suche: Wie wir aktiv am Markt vorgehen
- Die Vorauswahl: Was passiert, bevor Kandidaten präsentiert werden
- Der Auswahlprozess: Wie wir Unternehmen durch die entscheidende Phase begleiten
- Das Ergebnis: Information Security Officer besetzt in einigen Wochen
- Hinter den Kulissen einer Personalvermittlung
1) Warum Unternehmen zu einer IT-Personalvermittlung kommen
Unser Ansprechpartner ist kein schlechter IT-Leiter. Im Gegenteil. Er weiß genau, wen er braucht, kann das Profil präzise beschreiben und hat eine klare Vorstellung davon, wie die Person ins Team passen soll. Was fehlt, ist nicht das Wissen, sondern die Zeit, das Netzwerk und die Reichweite, um die richtige Person tatsächlich zu finden.
Das ist der Kern des Problems, das uns Unternehmen immer wieder schildern. IT-Führungskräfte wissen, was sie brauchen. Aber der Weg dorthin kostet Ressourcen, die im Tagesgeschäft schlicht nicht vorhanden sind. Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen sichten, Erstgespräche führen, koordinieren, nachfassen, absagen, wieder von vorne anfangen. Das alles parallel zu laufenden Projekten, Teamführung und strategischen Aufgaben.
Hinzu kommt ein strukturelles Problem und zwar, dass sich die besten IT-Fachkräfte nicht bewerben. Sie sind angestellt, gut bezahlt und haben keinen Anlass, aktiv auf Jobsuche zu gehen. Wer sie erreichen möchte, muss aktiv auf sie zugehen. Und genau das ist der Kernunterschied zwischen einer Stellenanzeige und einer professionellen IT-Personalvermittlung.
Unternehmen kommen zu uns, wenn:
- Stellenanzeigen keine oder nur unpassende Bewerbungen bringen
- Interne HR-Teams mit dem Tagesgeschäft bereits ausgelastet sind
- Rollen zu spezialisiert sind, um den eigenen Markt ausreichend zu kennen
- Besetzungen dringend sind und kein halbes Jahr mehr gewartet werden kann
- Frühere Besetzungen in der Probezeit gescheitert sind und diesmal mehr Sicherheit gefragt ist
Unser Ansprechpartner fiel in die ersten drei Kategorien gleichzeitig. Ein klassischer Fall, wie wir ihn kennen.
Was uns in solchen Erstgesprächen immer wieder auffällt, ist, dass die Frustration selten auf eine einzige Ursache zurückzuführen ist. Es ist die Summe aus zu wenig Zeit, zu wenig Reichweite und einem Markt, der sich grundlegend verändert hat. Der österreichische IT-Arbeitsmarkt ist in den letzten Jahren erheblich enger geworden. Wer vor fünf Jahren mit einer Stellenanzeige auf einem großen Portal zehn relevante Bewerbungen bekommen hat, bekommt heute vielleicht zwei. Und von diesen zwei passt möglicherweise keine wirklich.
Die Frage, die wir Unternehmen in dieser Situation immer stellen, ist einfach: Wie viel kostet euch die unbesetzte Stelle pro Monat? Die Antwort ist fast immer deutlich höher als erwartet. Überstunden im Team, verzögerte Projekte, erhöhter Druck auf bestehende Mitarbeitende und im schlimmsten Fall das Risiko, dass weitere Fachkräfte das Unternehmen verlassen, weil die Belastung zu hoch wird. Wer diese Rechnung aufmacht, versteht schnell, warum eine professionelle IT-Personalvermittlung keine Kostenstelle ist, sondern eine Investition.
2) Das Briefing: Was bei einer IT-Personalvermittlung wirklich wichtig ist
Das erste Gespräch mit einem neuen Kunden ist für uns kein Verkaufsgespräch. Es ist ein Diagnosegespräch. Wir wollen verstehen, was hinter dem Suchprofil steckt, nicht nur, was auf dem Papier steht.
Bei unserem Ansprechpartner haben wir im ersten Briefing schnell gemerkt, dass das ursprüngliche Anforderungsprofil zu breit gefasst war. Eine breite Liste technischer Anforderungen, die in ihrer Gesamtheit kaum eine einzelne Person erfüllen kann. Das ist kein Suchprofil, das ist eine Wunschliste.
In einem solchen Briefing stellen wir deshalb gezielte Gegenfragen, die das Profil vom Wunschzettel zur realistischen Suchanfrage machen:
- Was sind die tatsächlichen Kernaufgaben in den ersten sechs Monaten?
- Welche dieser Anforderungen sind absolut notwendig, welche wären nice-to-have?
- In welchem technologischen Umfeld arbeitet das Team aktuell?
- Was hat bei den bisherigen Kandidaten nicht gepasst, fachlich oder menschlich?
- Wie sieht das Team aus, in das die Person kommt?
- Was bietet das Unternehmen, das andere nicht bieten?
Diese Fragen klingen einfach, verändern aber das Ergebnis erheblich. Im Briefing haben wir das Profil gemeinsam auf die tatsächlichen Kernkompetenzen reduziert, die für den Einstieg wirklich notwendig waren. Alles andere ließ sich im Laufe der Zeit aufbauen.
Gleichzeitig haben wir das Gehaltsband überprüft und mit dem aktuellen Marktumfeld abgeglichen. Das ursprünglich geplante Angebot lag nicht ganz im marktüblichen Bereich für diese Art von Spezialisierung in Wien. Eine Anpassung hat die Position für einen deutlich größeren Teil des relevanten Kandidatenmarktes geöffnet und war letztendlich entscheidender als jede andere Einzelmaßnahme.
Das ist eine Erkenntnis, die wir in vielen Briefings teilen. Ein Gehaltsangebot, das unter dem Markt liegt, ist nicht nur ein Nachteil bei der Entscheidung einer Kandidatin oder eines Kandidaten, sondern ein Filter, der die besten Profile gar nicht erst in die Suche lässt. Wer marktgerecht zahlt, hat einen deutlich größeren Pool zur Verfügung.
3) Die Suche: Wie wir aktiv am Markt vorgehen
Nach dem Briefing beginnt das, was den eigentlichen Kern einer professionellen IT-Personalvermittlung ausmacht und zwar die aktive Suche. Nicht warten, bis sich jemand bewirbt. Selbst auf die Suche gehen.
Konkret bedeutet das für uns mehrere parallele Suchstränge:
- Netzwerkaktivierung: Wir haben insbesondere in Wien und allgemein in Österreich über Jahre ein Netzwerk an IT-Fachkräften aufgebaut. Der erste Schritt ist immer, dieses Netzwerk zu befragen: Wen kennt ihr, wer könnte interessiert sein, wer ist gerade offen für neue Möglichkeiten?
- Direktansprache auf LinkedIn: Wir identifizieren systematisch Profile, die zum überarbeiteten Anforderungsprofil passen, und sprechen diese direkt und persönlich an. Nicht mit einem generischen Template, sondern mit einer individuellen Nachricht, die zeigt, dass wir das Profil der jeweiligen Person tatsächlich gelesen haben.
- Empfehlungen aus laufenden Gesprächen
Für unseren Ansprechpartner haben wir in der ersten Woche eine Reihe passender Profile identifiziert und angesprochen. Davon haben ein Großteil geantwortet, mehrere zeigten echtes Interesse.
Diese Rücklaufquote ist kein Zufall und auch kein Glück. Sie ist das Ergebnis von sorgfältiger Vorbereitung, einem gut aufbereiteten Angebot und einer Ansprache, die zeigt, dass wir die jeweilige Person wirklich kennen. IT-Fachkräfte bekommen täglich Nachrichten von Recruiterinnen und Recruitern. Der Unterschied zwischen einer Nachricht, die ignoriert wird, und einer, die zu einem Gespräch führt, liegt fast immer in der Qualität der Ansprache und der Relevanz des Angebots.
Parallel zur Direktansprache haben wir auch unser bestehendes Netzwerk aktiviert. Wien ist in der IT-Szene ein überschaubarer Markt, in dem sich viele Menschen kennen oder zumindest kennen könnten. Wer jahrelang in diesem Markt arbeitet, hat Kontakte zu Fachkräften, die nie auf einem Jobportal auftauchen und trotzdem offen sind, wenn das richtige Angebot kommt. Genau das ist ein Netzwerk, das sich nicht kaufen, sondern nur aufbauen lässt.
4) Die Vorauswahl: Was passiert, bevor Kandidaten präsentiert werden
Was viele Unternehmen nicht sehen, ist der Aufwand, der zwischen der ersten Antwort eines Kandidaten und der Präsentation beim Kunden steckt. Genau hier liegt ein wesentlicher Teil des Mehrwerts einer professionellen IT-Personalvermittlung.
Wir führen mit jedem relevanten Kandidaten und jeder relevanten Kandidatin ein strukturiertes Qualifikationsgespräch. Dabei prüfen wir nicht nur die fachliche Eignung, sondern auch:
- Wechselmotivation: Warum möchte die Person wechseln? Ist die Motivation nachhaltig oder reagiert sie auf einen kurzfristigen Frust, der sich durch ein Gegenangebot lösen lässt?
- Realistische Erwartungen: Was erwartet die Person von der neuen Rolle? Passen diese Erwartungen zu dem, was das Unternehmen tatsächlich bieten kann?
- Kulturelle Passung: Wie arbeitet die Person am liebsten? Eigenverantwortlich oder im engen Austausch? Startup-Kultur oder strukturiertes Umfeld? Remote-affin oder lieber im Büro?
- Gegenangebot-Risiko: Wie wahrscheinlich ist es, dass der aktuelle Arbeitgeber ein Gegenangebot macht? Ist die Person darauf vorbereitet und hat sie sich damit auseinandergesetzt?
Von allen Kandidatinnen und Kandidaten, mit denen wir in Erstgespräche gegangen sind, haben wir dem Unternehmen letztendlich jene präsentiert, von denen wir wirklich überzeugt waren. Weil wir überzeugt waren, dass diese drei wirklich passen, fachlich, menschlich und in ihrer Wechselmotivation. Unser Ansprechpartner musste nicht durch eine lange Liste arbeiten, sondern konnte sich auf drei sorgfältig ausgewählte Gespräche konzentrieren.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zu dem, was viele Unternehmen von einer Personalvermittlung erwarten. Es geht nicht darum, möglichst viele Profile zu schicken, sondern möglichst passende. Wer zwanzig Kandidatinnen und Kandidaten präsentiert bekommt, hat nicht zwanzig Chancen, sondern zwanzig Gespräche, die alle Zeit kosten und von denen die meisten nicht zum Ziel führen. Unsere Arbeit ist es, diese Vorauswahl so sorgfältig zu treffen, dass jedes Gespräch eine echte Chance ist.
5) Der Auswahlprozess: Wie wir Unternehmen durch die entscheidende Phase begleiten
Eine IT-Personalvermittlung endet nicht damit, dass wir Kandidatinnen und Kandidaten vorstellen. Wir begleiten den gesamten Auswahlprozess und sind auch dann noch erreichbar, wenn es komplex wird.
Was dabei oft unterschätzt wird, ist, dass die Zeit zwischen den Gesprächen entscheidend ist. Kandidatinnen und Kandidaten, die auf Feedback warten, verlieren das Interesse oder sagen in der Zwischenzeit woanders zu. Wir haben deshalb nach jedem Gespräch aktiv zwischen beiden Seiten vermittelt, Feedback eingeholt, Rückmeldung gegeben und den nächsten Schritt koordiniert.
In dieser Zusammenarbeit hat sich gezeigt, wie wertvoll diese Begleitung in kritischen Momenten ist. Eine der vorgestellten Personen erhielt kurz vor der finalen Entscheidung ein Gegenangebot ihres aktuellen Arbeitgebers. Weil wir die Wechselmotivation bereits im Vorqualifikationsgespräch gemeinsam besprochen hatten, war der Kandidat auf genau diese Situation vorbereitet. Er konnte das Angebot sachlich einordnen, hat seine Entscheidung überdacht und sich bewusst für den Wechsel entschieden. Ein Moment, der ohne diese Vorbereitung den gesamten Prozess hätte zum Scheitern bringen können.
6) Das Ergebnis: Information Security Officer besetzt in einigen Wochen
Fünf Wochen nach unserem ersten Gespräch mit dem Unternehmen hatte der neue Information Security Officer seinen Vertrag unterschrieben. Vier Wochen später hat er seine Arbeit aufgenommen.
Was hat den Unterschied gemacht?
- Ein marktgerechtes, realistisches Anforderungsprofil statt einer Wunschliste
- Ein Gehaltsangebot, das dem aktuellen Marktumfeld entspricht
- Aktive Direktansprache passiver Kandidatinnen und Kandidaten statt passivem Warten
- Sorgfältige Vorauswahl, die dem Unternehmen deutlich weniger aber dafür gezieltere Gespräche ermöglicht hat
- Ein schlanker, schneller Interviewprozess mit klaren Entscheidungswegen
- Professionelle Begleitung durch die Gegenangebot-Situation
Unser Ansprechpartner hat uns einige Wochen nach der Besetzung zurückgerufen. Nicht wegen einer neuen Stelle, sondern um sich zu bedanken. „Ich wünschte, wir hätten das früher gemacht", war das Erste, was er gesagt hat.
Dieser Satz beschreibt sehr genau, was wir immer wieder hören. Nicht, weil wir besonders schnell sind oder besonders günstig. Sondern weil wir anders suchen als Stellenanzeigen es können, und weil wir die gesamte Begleitung übernehmen, nicht nur den Teil, der sichtbar ist.
7) Hinter den Kulissen einer Personalvermittlung
Was Unternehmen von einer IT-Personalvermittlung sehen, ist das Endergebnis: ein paar Kandidatenprofile, ein paar koordinierte Gespräche, eine Besetzung. Was sie nicht sehen, ist der Aufwand dahinter.
Für eine einzige Position wie diese laufen im Hintergrund folgende Prozesse parallel:
- Marktanalyse: Wie viele passende Profile gibt es in Wien und Österreich überhaupt? Was verdienen vergleichbare Fachkräfte aktuell?
- Profilrecherche: Systematisches Durchsuchen relevanter Plattformen und Netzwerke nach passenden Profilen
- Individuelle Ansprache: Jede Nachricht wird auf die jeweilige Person abgestimmt. Das kostet Zeit, erhöht aber die Antwortquote erheblich
- Qualifikationsgespräche: Strukturierte Interviews mit allen relevanten Kandidatinnen und Kandidaten, bevor eine einzige Person dem Kunden präsentiert wird
- Koordination: Terminplanung, Feedbackschleifen, Nachfassen auf beiden Seiten
- Begleitung kritischer Phasen: Gegenangebote, Vertragsverhandlungen, Übergang zwischen Arbeitgebern
Dazu kommt etwas, das sich schwer quantifizieren lässt und zwar die Marktkenntnis. Wir wissen, welche Unternehmen in Wien gerade restrukturieren und damit qualifizierte Fachkräfte freisetzen. Wir wissen, wo Gehälter unter dem Marktdurchschnitt liegen und warum Kandidatinnen und Kandidaten deshalb offen für Gespräche sind. Wir wissen, welche Unternehmenskultur zu welchem Persönlichkeitstyp passt und können diese Einschätzung bereits im Vorqualifikationsgespräch treffen.
Diese Marktkenntnis ist das Ergebnis von jahrelanger, täglicher Arbeit im österreichischen IT-Markt. Sie lässt sich nicht aus einer Datenbank abrufen und nicht in einer Woche aufbauen. Sie ist der Grund, warum eine spezialisierte IT-Personalvermittlung in Wien Ergebnisse erzielt, die interne Suchen nach Monaten nicht erreicht haben.
Was uns außerdem von einer reinen Vermittlungsagentur unterscheidet, ist die Tiefe der Beratung. Wir sprechen mit Unternehmen nicht nur über offene Stellen, sondern auch darüber, ob das Anforderungsprofil realistisch ist, ob das Gehaltsangebot marktgerecht ist und ob der interne Prozess schnell genug ist, um gute Kandidatinnen und Kandidaten nicht zu verlieren. Diese Ehrlichkeit ist manchmal unbequem, aber sie ist der Grund, warum Besetzungen mit uns schneller funktionieren als ohne.
Was wir außerdem nicht tun: Wir präsentieren keine Kandidatinnen und Kandidaten, von denen wir nicht überzeugt sind, nur um schnell etwas liefern zu können. Unser Ziel ist nicht die Besetzung um jeden Preis, sondern die richtige Besetzung - search, find, connect. Eine, die auch in einem Jahr noch funktioniert. Das ist der Maßstab, an dem wir uns messen, und der Grund, warum Unternehmen wie unsere Kunden nach einer erfolgreichen Zusammenarbeit wiederkommen.
Wer mehr darüber erfahren möchte, wie wir im IT-Recruiting vorgehen, welche Rollen wir besetzen und was eine Zusammenarbeit mit CETEO konkret bedeutet, findet auf unserer Website einen ersten Überblick. Oder ruft einfach an. So wie unser Ansprechpartner an jenem Dienstagmorgen im März. Manchmal ist das der einfachste Anfang.
Weniger Aufwand, bessere Kandidaten – wir übernehmen den Rest.
Viktoria Charvat
- 10+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche – speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen
- Erfahrung in der ganzheitlichen Personalarbeit mit Schwerpunkten in Recruiting, Employer Branding und Personalentwicklung
- Fundiertes Know-how über den gesamten Employee Lifecycle: Vom Eintritt bis zum Austritt sowie in der arbeitsrechtlichen Beratung
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Management-, Organisations- und Personalberatung
Viktoria Charvat
- 10+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche – speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen
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- Fundiertes Know-how über den gesamten Employee Lifecycle: Vom Eintritt bis zum Austritt sowie in der arbeitsrechtlichen Beratung
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Management-, Organisations- und Personalberatung