Erfolgreiches IT-Recruiting beginnt mit der richtigen Auswahl: So finden Unternehmen passende Fachkräfte
Erfolgreiches IT-Recruiting beginnt mit der richtigen Auswahl. Die Suche nach qualifizierten IT-Fachkräften stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Ob Softwareentwicklung, Cloud-Infrastruktur, IT-Security oder Data Engineering: Für zahlreiche Positionen werden spezifische Kenntnisse, praktische Erfahrung und ein gutes Verständnis für komplexe technische Zusammenhänge benötigt. Gleichzeitig müssen Unternehmen ihre offenen Stellen effizient besetzen und im Wettbewerb um geeignete Kandidat überzeugen.
Viele Bewerbungen scheinen zunächst eine gute Voraussetzung dafür zu sein. Schließlich bedeutet eine große Auswahl vermeintlich mehr Möglichkeiten. Doch die Anzahl eingehender Lebensläufe sagt nur wenig darüber aus, wie viele Personen tatsächlich zum Anforderungsprofil passen.
Wenn zahlreiche Bewerbungen eingehen, die wesentliche Anforderungen nicht erfüllen, steigt der Aufwand für die Vorauswahl. Recruiter*innen und Führungskräfte investieren Zeit in die Prüfung ungeeigneter Profile, während gleichzeitig die Suche nach passenden Talenten weiterläuft.
Erfolgreiches IT-Recruiting setzt deshalb an einem anderen Punkt an. Und zwar bei der Qualität der Auswahl, einem realistischen Anforderungsprofil und einer gezielten Ansprache geeigneter Kandidat*innen.
Doch was bedeutet Bewerberqualität konkret? Wie lässt sie sich verbessern? Und welche Rolle spielen strukturierte Auswahlverfahren und eine spezialisierte IT-Personalberatung? Diese Fragen werden wir in unserem heutigen Beitrag näher beleuchten.
Inhaltsverzeichnis
- Viele Bewerbungen sind noch kein Zeichen für ein erfolgreiches Recruiting
- Was macht eine Bewerbung wirklich relevant
- Warum ein klares Anforderungsprofil den Unterschied macht
- Gezielte Ansprache statt ausschließlich auf Bewerbungen warten
- Wie Unternehmen Bewerbungen systematisch bewerten können
- Die Candidate Experience nicht unterstützen
- Welche Kennzahlen wirklich aussagekräftig sind
- Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
1) Viele Bewerbungen sind noch kein Zeichen für ein erfolgreiches Recruiting
Eine hohe Anzahl an Bewerbungen kann auf eine attraktive Stellenanzeige, eine bekannte Arbeitgebermarke oder eine große Reichweite hindeuten. Sie kann aber ebenso bedeuten, dass die Anforderungen der Position nicht klar genug formuliert wurden oder sich sehr unterschiedliche Zielgruppen angesprochen fühlen.
Entscheidend ist daher nicht allein, wie viele Bewerbungen eingehen, sondern wie gut die eingehenden Profile zu den tatsächlichen Anforderungen passen.
Das zeigt sich besonders bei spezialisierten IT-Positionen. Ein Unternehmen sucht beispielsweise nicht einfach einen System Engineer, sondern möglicherweise eine Person mit fundierter Erfahrung in einem bestimmten Betriebssystem, einem konkreten Framework, bestimmten Zertifizierungen und einer spezifischen Systemarchitektur.
Ein allgemeines Profil mit ersten IT-Support-Kenntnissen reicht für eine solche Position unter Umständen nicht aus. Umgekehrt kann eine Person, die nicht jede einzelne Anforderung der Stellenanzeige erfüllt, aufgrund ihrer Projekterfahrung und ihrer Lernfähigkeit durchaus geeignet sein.
Die Herausforderung besteht somit darin, relevante Kompetenzen zu erkennen und zwischen unverzichtbaren Anforderungen und zusätzlichen Wunschqualifikationen zu unterscheiden.
Auch die österreichische Arbeitsmarktstatistik liefert einen wichtigen Kontext. Statistik Austria berichtete 2025, dass zwei Drittel der Unternehmen, die IT-Fachkräfte suchten oder einzustellen versuchten, Schwierigkeiten bei der Rekrutierung hatten. Als Herausforderungen wurden unter anderem zu wenige Bewerbungen sowie fehlende Berufserfahrung oder Qualifikationen genannt.
Die Erkenntnis daraus ist nicht, dass möglichst wenige Bewerbungen besser wären. Vielmehr müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Personen erreichen und ihre Anforderungen realistisch definieren.
2) Was macht eine Bewerbung wirklich relevant
Die Qualität einer Bewerbung lässt sich nicht allein am Lebenslauf, an der Anzahl aufgelisteter Technologien oder an einem bestimmten Ausbildungsabschluss festmachen. Entscheidend ist, inwieweit das Profil erkennen lässt, dass eine Person die Aufgaben der offenen Position erfolgreich übernehmen kann.
Dabei sind mehrere Faktoren wichtig.
- Fachliche Kompetenzen
Bei technischen Positionen spielen konkrete Fähigkeiten eine zentrale Rolle. Welche Programmiersprachen, Frameworks, Cloud-Plattformen oder Entwicklungswerkzeuge beherrscht die Person? Wie tief geht die Erfahrung mit diesen Technologien? Und wurden sie bereits in vergleichbaren Projekten eingesetzt?
Eine aussagekräftige Bewerbung beschreibt idealerweise nicht nur einzelne Kenntnisse, sondern macht auch deren praktische Anwendung nachvollziehbar.
Für eine DevOps-Position kann beispielsweise relevant sein, ob eine Person bereits CI/CD-Pipelines aufgebaut, Cloud-Infrastrukturen betreut oder Prozesse zur Automatisierung umgesetzt hat. Bei einer Position in der IT-Security können dagegen Erfahrungen mit Sicherheitskonzepten, Schwachstellenanalysen oder Incident Response ausschlaggebend sein.
Welche Kompetenzen tatsächlich notwendig sind, hängt immer von der jeweiligen Position ab.
- Relevante Projekterfahrung
Berufserfahrung ist mehr als die Anzahl der Jahre, die jemand in einer Branche gearbeitet hat. Wichtig ist auch, welche Aufgaben übernommen wurden, welche Herausforderungen zu lösen waren und wie selbstständig die Person gearbeitet hat.
Zwei Personen mit einer ähnlichen Berufserfahrung können sehr unterschiedliche Kenntnisse mitbringen. Deshalb lohnt es sich, genauer hinzusehen: Welche Projekte wurden betreut? Welche Verantwortung bestand? Und welche Ergebnisse wurden erzielt?
Gerade bei erfahrenen IT-Fachkräften kann diese Betrachtung helfen, die tatsächliche Eignung besser einzuschätzen als ein oberflächlicher Vergleich von Lebensläufen.
- Motivation und Erwartungen
Auch die persönlichen Karriereziele sollten berücksichtigt werden. Eine fachlich hervorragend qualifizierte Person ist nicht automatisch an jeder Position interessiert.
Möglicherweise sucht sie mehr Verantwortung, modernere Technologien, flexiblere Arbeitsbedingungen oder die Möglichkeit, sich fachlich weiterzuentwickeln. Wenn diese Erwartungen nicht zu den Rahmenbedingungen der Stelle passen, kann selbst eine fachlich passende Bewerbung zu keiner langfristig erfolgreichen Besetzung führen.
Ein frühzeitiger Austausch über Aufgaben, Entwicklungsmöglichkeiten und gegenseitige Erwartungen schafft hier Klarheit.
- Zusammenarbeit und Kommunikation
Je nach Rolle sind außerdem Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit und der Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern wichtig. Das gilt beispielsweise für IT-Projektmanager, technische Berater oder Führungskräfte.
Solche Kompetenzen sollten anhand konkreter Situationen und nachvollziehbarer Kriterien beurteilt werden. Persönliche Sympathie allein ist kein verlässlicher Maßstab für die Eignung einer Person.
3) Warum ein klares Anforderungsprofil den Unterschied macht
Ein erfolgreicher Auswahlprozess beginnt nicht erst mit dem Eingang der ersten Bewerbung. Er beginnt mit der Frage, welche Person das Unternehmen tatsächlich benötigt.
Stellenanzeigen enthalten häufig lange Listen von Anforderungen. Neben unverzichtbaren Fähigkeiten werden zusätzliche Kenntnisse, bestimmte Abschlüsse, mehrere Jahre Berufserfahrung und zahlreiche Soft Skills aufgeführt. Werden alle Punkte als zwingend notwendig dargestellt, kann das den Kreis geeigneter Kandidat*innen unnötig einschränken.
Deshalb sollten Unternehmen zwischen Muss- und Wunschkriterien unterscheiden.
Musskriterien sind Kompetenzen oder Voraussetzungen, die für die konkrete Aufgabe tatsächlich notwendig sind. Dazu können beispielsweise bestimmte technische Kenntnisse, eine erforderliche Berufszulassung oder die Erfahrung mit einer geschäftskritischen Systemlandschaft gehören.
Wunschkriterien sind zusätzliche Fähigkeiten, die hilfreich wären, aber nicht zwingend vorausgesetzt werden müssen. Sie können im Idealfall während der Einarbeitung oder durch Weiterbildung erworben werden.
Diese Unterscheidung ist gerade in der IT relevant, weil viele Kompetenzen über unterschiedliche Karrierewege erworben werden können. Ein klassischer Ausbildungsweg ist nicht immer die einzige Möglichkeit, die notwendigen Fähigkeiten zu entwickeln.
Ein realistisches Anforderungsprofil sollte daher folgende Fragen beantworten:
- Welche Aufgaben übernimmt die Person im Alltag?
- Welche technischen Kenntnisse sind ab dem ersten Arbeitstag notwendig?
- Welche Kompetenzen können erlernt werden?
- Wie viel Verantwortung trägt die Position?
- Welche Team- und Kommunikationsanforderungen bestehen?
- Welche Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten bietet das Unternehmen?
Je klarer diese Punkte definiert sind, desto gezielter können Stellenanzeigen formuliert, Kandidat*innen angesprochen und Bewerbungen beurteilt werden.
4) Gezielte Ansprache statt ausschließlich auf Bewerbungen warten
Eine Stellenanzeige ist ein wichtiger Bestandteil des Recruitings. Sie erreicht jedoch nicht automatisch alle Personen, die für eine Position infrage kommen.
Gerade erfahrene IT-Fachkräfte sind häufig bereits beschäftigt. Sie suchen möglicherweise nicht aktiv nach einem neuen Arbeitsplatz, können aber für eine passende berufliche Gelegenheit offen sein.
Hier kann Active Sourcing eine sinnvolle Ergänzung sein. Dabei identifizieren Recruiter potenziell geeignete Personen und sprechen sie gezielt an. Die Ansprache orientiert sich an den tatsächlichen Anforderungen der Position und sollte nachvollziehbar erklären, warum eine berufliche Veränderung interessant sein könnte.
Wichtig ist dabei, nicht einfach möglichst viele Profile zu kontaktieren. Eine unpersönliche Massenansprache kann wenig relevant wirken und das Interesse potenzieller Kandidat mindern.
Eine gute Kontaktaufnahme zeigt stattdessen, dass das Profil sorgfältig betrachtet wurde und die Position einen konkreten Bezug zu den Erfahrungen oder beruflichen Interessen der angesprochenen Person hat.
Dazu gehören eine verständliche Beschreibung der Aufgaben, realistische Angaben zu den Rahmenbedingungen und ein respektvoller Umgang mit der Zeit der Kandidat*innen.
Die Kombination aus einer klar formulierten Stellenanzeige, einer gezielten Direktansprache und einem strukturierten Auswahlprozess kann Unternehmen helfen, unterschiedliche Talente zu erreichen.
5) Wie Unternehmen Bewerbungen systematisch bewerten können
Ein nachvollziehbarer Auswahlprozess reduziert das Risiko, dass Entscheidungen allein auf subjektiven Eindrücken beruhen. Dafür müssen Unternehmen nicht zwangsläufig komplizierte Testverfahren einsetzen. Häufig reichen bereits klar definierte Kriterien und eine konsequente Vorgehensweise.
Schritt 1: Einheitliche Bewertungskriterien festlegen
Vor der Sichtung der Bewerbungen sollte feststehen, welche Kompetenzen entscheidend sind. Für eine Softwareentwicklungsposition könnten dies beispielsweise relevante Programmierkenntnisse, Erfahrung mit bestimmten Entwicklungsprozessen und die Fähigkeit sein, technische Probleme strukturiert zu lösen.
Diese Kriterien sollten sich direkt aus den Aufgaben der Position ableiten.
Schritt 2: Relevante Erfahrungen identifizieren
Anschließend wird geprüft, welche Informationen die Bewerbung über die erforderlichen Kompetenzen liefert. Dabei sollten Unternehmen nicht ausschließlich nach bestimmten Schlagwörtern suchen, sondern den Zusammenhang zwischen Kenntnissen, Projekten und Aufgaben berücksichtigen.
Fehlende Informationen müssen nicht automatisch zur Absage führen. Bei grundsätzlich passenden Profilen kann ein kurzes Erstgespräch offene Fragen klären.
Schritt 3: Strukturierte Interviews führen
Ein strukturiertes Interview basiert auf vorab definierten Fragen und nachvollziehbaren Bewertungskriterien. Bewerber*innen werden dadurch anhand vergleichbarer Aspekte beurteilt.
Das britische Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), eine Fachorganisation für Personalmanagement, empfiehlt strukturierte Auswahlverfahren, um Entscheidungen fairer und vergleichbarer zu gestalten und mögliche Verzerrungen zu reduzieren.
Schritt 4: Praktische Fähigkeiten passend zur Rolle beurteilen
Je nach Position können praxisnahe Aufgaben zusätzliche Erkenntnisse liefern. Bei einer technischen Stelle könnte dies beispielsweise die Besprechung einer früheren Architekturentscheidung oder eine realitätsnahe Analyseaufgabe sein.
Solche Aufgaben sollten in direktem Zusammenhang mit der Position stehen, angemessen dimensioniert sein und für alle Kandidat*innen nach vergleichbaren Kriterien bewertet werden.
Unnötig umfangreiche, unbezahlte Arbeitsproben sollten vermieden werden. Der Auswahlprozess muss auch aus Sicht der Bewerber*innen fair und nachvollziehbar bleiben.
Schritt 5: Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren
Eine strukturierte Dokumentation hilft dabei, die Stärken und offenen Fragen der Kandidat*innen miteinander zu vergleichen. Sie erleichtert außerdem die Abstimmung zwischen HR, Fachabteilung und Führungskräften.
6) Die Candidate Experience nicht unterschätzen
Recruiting ist keine Einbahnstraße. Während Unternehmen Kandidat*innen bewerten, entscheiden auch die Bewerber*innen, ob ein Arbeitgeber zu ihren Vorstellungen passt.
Ein unübersichtlicher Bewerbungsprozess, lange Wartezeiten oder fehlende Rückmeldungen können dazu führen, dass Interessierte das Verfahren abbrechen oder sich für ein anderes Unternehmen entscheiden.
Deshalb sollten Unternehmen bereits im ersten Kontakt transparent kommunizieren, welche Schritte vorgesehen sind und wann ungefähr mit einer Entscheidung gerechnet werden kann.
Auch die Anzahl der Interviewrunden sollte zur Position passen. Mehr Gespräche bedeuten nicht automatisch bessere Entscheidungen. Entscheidend ist, dass jedes Gespräch einen klaren Zweck erfüllt und zusätzliche Informationen liefert.
Eine gute Candidate Experience umfasst insbesondere:
- eine verständliche und realistische Stellenanzeige,
- klare Informationen zum Bewerbungsprozess,
- zeitnahe Rückmeldungen,
- angemessene und relevante Auswahlaufgaben,
- und einen respektvollen Umgang mit allen Bewerber*innen.
Eine positive Erfahrung ist selbst dann wichtig, wenn es nicht zu einer Einstellung kommt. Bewerber*innen können sich später erneut bewerben oder ihre Erfahrungen mit anderen teilen.
7) Welche Kennzahlen wirklich aussagekräftig sind
Wer seinen Recruiting-Prozess verbessern möchte, sollte nicht ausschließlich die Anzahl eingegangener Bewerbungen betrachten. Sinnvoll ist eine Kombination aus Kennzahlen, die unterschiedliche Phasen der Personalsuche abbilden.
- Anteil fachlich passender Bewerbungen: Wie viele eingehende Profile erfüllen die vorab definierten wesentlichen Anforderungen?
- Einladungsquote: Wie viele Bewerber*innen werden nach der Vorauswahl zu einem Gespräch eingeladen?
- Anteil geeigneter Kandidat nach dem Erstgespräch: Wie häufig bestätigt sich der erste Eindruck im persönlichen Austausch?
- Time-to-Hire: Wie lange dauert es vom Beginn des Auswahlprozesses bis zur Annahme eines Angebots? Dabei sollte das Unternehmen eindeutig festlegen, welche Prozessschritte gemessen werden.
- Angebotsannahmequote: Wie viele unterbreitete Angebote werden angenommen?
- Erfolgreiche Integration: Wie gut gelingt die Einarbeitung, und wie entwickelt sich die Zusammenarbeit nach der Einstellung?
Diese Kennzahlen müssen immer im Zusammenhang betrachtet werden. Eine niedrige Einladungsquote kann auf viele ungeeignete Bewerbungen hinweisen, aber auch auf ein zu enges Anforderungsprofil. Eine kurze Time-to-Hire ist ebenfalls kein Erfolg, wenn die eingestellte Person die Anforderungen nicht erfüllt oder das Unternehmen kurz darauf wieder verlässt.
Das Ziel sollte daher nicht darin bestehen, eine einzelne Kennzahl möglichst stark zu verbessern. Entscheidend ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Qualität, Effizienz und einer fairen Behandlung der Kandidat*innen.
8) Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
Bei CETEO erleben wir im IT-Recruiting immer wieder, dass die Anzahl der eingehenden Bewerbungen wenig darüber aussagt, wie erfolgreich eine Position tatsächlich besetzt werden kann. Entscheidend ist, ob die Kandidatinnen und Kandidaten fachlich zur Aufgabe passen, die Erwartungen des Unternehmens erfüllen und sich mit der Position langfristig identifizieren können.
Gerade bei spezialisierten IT-Profilen reicht es häufig nicht aus, eine Stellenanzeige zu veröffentlichen und auf passende Bewerbungen zu warten. Viele erfahrene Fachkräfte sind bereits in anspruchsvollen Positionen tätig und beschäftigen sich nicht aktiv mit einem Jobwechsel. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie für neue Möglichkeiten grundsätzlich unzugänglich sind. Entscheidend ist, wie sie angesprochen werden und welchen Mehrwert eine neue Aufgabe für sie bietet.
Aus unserer Sicht beginnt erfolgreiches Recruiting deshalb lange vor dem ersten Bewerbungsgespräch. Es beginnt mit den richtigen Fragen:
- Welche Kompetenzen benötigt das Unternehmen wirklich?
- Welche Anforderungen sind unverzichtbar und wo besteht Spielraum?
- Welche Perspektiven kann der Arbeitgeber bieten?
- Und wie lässt sich die passende Zielgruppe erreichen?
In unserer Arbeit als IT-Personalberatung legen wir Wert darauf, diese Fragen gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden zu klären. Ein realistisches Anforderungsprofil schafft die Grundlage für eine gezielte Suche. Die persönliche Ansprache ermöglicht es, auch Talente zu erreichen, die über klassische Stellenanzeigen möglicherweise nicht angesprochen werden. Und eine transparente Kommunikation hilft dabei, Erwartungen frühzeitig abzugleichen.
Dabei gehört für uns auch eine ehrliche Einschätzung des Marktes dazu. Wenn ein Anforderungsprofil zu viele unterschiedliche Kompetenzen vereint, das Gehaltsband nicht zur gesuchten Erfahrung passt oder der Entscheidungsprozess unnötig lange dauert, sprechen wir diese Punkte offen an. Denn eine erfolgreiche Besetzung hängt nicht nur davon ab, wen man findet, sondern auch davon, wie realistisch und überzeugend eine Position gestaltet ist.
Unser Anspruch bei CETEO ist es nicht, möglichst viele Lebensläufe zu präsentieren. Unser Anspruch ist es, die Menschen zu finden, die fachlich und persönlich zur jeweiligen Aufgabe passen. Qualität zeigt sich für uns in einer fundierten Vorauswahl, einer individuellen Betreuung und einer Zusammenarbeit, die über die reine Besetzung einer offenen Stelle hinausgeht.
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Denn am Ende zählt nicht, wie viele Bewerbungen ein Unternehmen erhalten hat. Entscheidend ist, ob die richtige Person gefunden wurde und langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Kompetenzen Sie tatsächlich benötigen!
Verena El-Rayes
- 10+ Jahre Personalbranche
- Niederlassungsleiterin bei internationalem Marktführer für Personaldienstleistungen
- HR Business Partnerin in Top-Tier-Beratungsunternehmen
- Global IT-Recruiting in einem der größten börsennotierten Industrieunternehmen Österreichs
- BWL Studium und MBA mit Schwerpunkt Entrepreneurship, Arbeitsrechtsexpertin
- Breites IT-Netzwerk, Förderung von Frauen in MINT, Unterstützung von IT-Nachwuchs
Verena El-Rayes
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