KI im Recruiting: Zu lang, zu unpersönlich, zu automatisiert
KI im Recruiting. Es beginnt mit einer Stellenanzeige, die vielversprechend klingt. Man füllt ein Online-Formular aus, lädt Lebenslauf und Motivationsschreiben hoch und wartet. Was dann kommt, ist selten ein Gespräch mit einem Menschen. Stattdessen bekommt man einen automatisierten Link zu einem Online-Assessment. Danach vielleicht ein KI-geführtes Videointerview, bei dem man in eine Kamera spricht und Algorithmen die Antworten auswerten. Erst irgendwo im dritten oder vierten Schritt, wenn man die Filter überhaupt passiert hat, sitzt einem ein echter Mensch gegenüber.
Was als Effizienzgewinn für Unternehmen gedacht war, hat eine Nebenwirkung, die im Recruiting-Alltag immer deutlicher spürbar wird. Bewerbungsprozesse sind unpersönlicher, länger und für bestimmte Gruppen ungerechter geworden. Besonders betroffen sind jene, die gerade erst am Anfang ihrer beruflichen Laufbahn stehen.
Als IT-Personalberatung in Wien führen wir täglich Gespräche mit Kandidatinnen und Kandidaten, die genau diese Erfahrungen schildern. Und wir sehen auf der anderen Seite Unternehmen, die sich fragen, warum sie trotz aufwendiger Prozesse nicht die richtigen Menschen finden. Dieser Beitrag ist ein ehrlicher Blick auf das, was gerade im Recruiting passiert, was dabei verloren geht und was besser funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
- Wie Recruiting-Prozesse immer länger und unpersönlicher werden
- KI im Bewerbungsprozess: Effizienz auf Kosten der Menschlichkeit?
- Gen Z und Berufseinsteiger: Wer am meisten darunter leidet
- Der schrumpfende Einstiegsmarkt: Ein strukturelles Problem
- Was das für den IT-Bereich konkret bedeutet
- Warum der menschliche Faktor entscheidend bleibt
- Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
1) Wie Recruiting-Prozesse immer länger und unpersönlicher werden
Ein bewerberfreundlicher Bewerbungsprozess ist laut einer Stepstone-Erhebung für 86 Prozent der Kandidatinnen und Kandidaten ein entscheidender Faktor bei der Jobannahme. Gleichzeitig zeigt dieselbe Erhebung, dass lange Wartezeiten und komplizierte Prozessschritte für mehr als die Hälfte der Bewerbenden zum aktiven Abbruch führen.
Der Widerspruch ist offensichtlich. Unternehmen wissen, dass eine gute Candidate Experience wichtig ist, und bauen trotzdem Prozesse, die genau das untergraben. Wie ist das möglich?
Was wir in unserer Arbeit als IT-Personalberatung regelmäßig hören, ist, dass Kandidatinnen und Kandidaten einen Prozess von fünf Schritten durchlaufen haben, ohne je mit einem Menschen gesprochen zu haben. Wir haben mit Kandidat:innen gesprochen, die ein Online-Assessment abgeschlossen, ein KI-Interview absolviert und eine automatisierte Absage erhalten haben. Und das alles in einem Zeitraum von 4-5 Wochen, ohne ein einziges menschliches Gespräch. Das ist keine Ausnahme mehr. Es ist für viele Bewerbende Alltag.
Ein wesentlicher Treiber ist der schiere Bewerbungsanstieg. Durch KI-Tools, die das Verfassen von Anschreiben und die Optimierung von Lebensläufen erleichtern, hat die Anzahl eingehender Bewerbungen in den letzten Jahren massiv zugenommen. Laut Stepstone schätzen Recruiterinnen und Recruiter, dass mittlerweile rund jede zweite Bewerbung durch KI-Tools verbessert wurde. Das bedeutet für HR-Abteilungen zugleich mehr Bewerbungen, gleich viel Personal, mehr Druck. Die naheliegende Antwort war die Automatisierung der Vorauswahl.
Das Ergebnis sind Prozesse, die aus Unternehmensperspektive Sinn ergeben, aus Kandidatensicht aber entfremdend wirken. Online-Assessments, automatisierte Absagen ohne Feedback, KI-geführte Erstinterviews, mehrstufige Prozesse, die sich über Wochen ziehen. Was früher ein Erstgespräch mit einem echten Menschen war, ist heute häufig ein Algorithmus, der Schlüsselwörter im Lebenslauf abgleicht.
2) KI im Bewerbungsprozess: Effizienz auf Kosten der Menschlichkeit?
KI im Recruiting ist keine Zukunftsvision mehr, sondern gelebte Realität. 42 Prozent der Recruiterinnen und Recruiter geben KI-gestütztem Screening und Matching laut Stepstone eine mittlere bis hohe Priorität. In Österreich zwar noch langsamer als in größeren Märkten, aber der Trend ist eindeutig. Laut Statistik Austria nutzten 2024 bereits 20 Prozent der österreichischen Unternehmen KI-basierte Technologien in HR-Bereichen, gegenüber 11 Prozent im Jahr 2023.
Was KI dabei tatsächlich kann, ist nicht zu unterschätzen. Sie beschleunigt die Sichtung großer Bewerbungsmengen, reduziert administrative Aufwände und schafft theoretisch konsistentere Bewertungskriterien. Recruiterinnen und Recruiter verbringen im Schnitt mehr als zwölf Stunden pro Woche mit Aufgaben, die sich automatisieren ließen, das zeigt eine Stepstone-Analyse. Es ist also verständlich, dass Unternehmen hier ansetzen.
Hinzu kommt ein rechtlicher Rahmen, der oft übersehen wird. Der EU AI Act ist seit August 2024 in Kraft und stuft KI-Systeme im Recruiting als Hochrisiko-Anwendungen ein. Bis 2026 müssen Unternehmen entsprechende Prozesse für Risikomanagement, menschliche Aufsicht und transparente Entscheidungsdokumentation vorweisen. Automatisierte Einzelentscheidungen ohne menschliche Kontrolle sind dabei explizit heikel. Wer also heute KI einsetzt, um Bewerbungen ohne jede menschliche Überprüfung auszusortieren, bewegt sich nicht nur ethisch, sondern zunehmend auch rechtlich auf dünnem Eis.
Das Problem liegt nicht in der KI selbst, sondern in der Art, wie sie eingesetzt wird. Wenn ein Algorithmus entscheidet, ob eine Bewerbung überhaupt ein Mensch zu sehen bekommt, und wenn diese Entscheidung auf Schlüsselwörtern, Lücken im Lebenslauf oder formalen Abschlüssen basiert, bleiben zwangsläufig Menschen auf der Strecke, die eigentlich sehr gut gepasst hätten.
Eine YouGov-Studie im Auftrag von Tellent zeigt: 61 Prozent der Bewerbenden, die KI im Recruiting skeptisch gegenüberstehen, fürchten vor allem eines und zwar den Verlust menschlicher Empathie. Selbst unter HR-Profis, die KI regelmäßig einsetzen, wollen 88 Prozent die finale Einstellungsentscheidung selbst treffen. Das zeigt, dass auch die Menschen, die KI nutzen, dieser nicht vollständig vertrauen.
3) Gen Z und Berufseinsteiger: Wer am meisten darunter leidet
Es gibt eine Gruppe, die von diesen Entwicklungen besonders hart getroffen wird. Damit sind Menschen gemeint, die am Anfang ihrer beruflichen Laufbahn stehen. Absolventinnen und Absolventen, Berufseinsteiger, junge Fachkräfte ohne jahrelange Erfahrungsliste im Lebenslauf.
Ein KI-gesteuertes Screening-System, das Profile nach Berufserfahrung, bestimmten Technologiekenntnissen oder lückenlosen Lebensläufen filtert, trifft diese Gruppe strukturell benachteiligend. Wer gerade studiert hat, hat per Definition noch keine fünf Jahre Berufserfahrung. Wer aus einer anderen Branche wechselt, hat vielleicht nicht die richtigen Schlüsselwörter im Lebenslauf. Wer sich kreativ bewirbt, passt möglicherweise nicht in das Schema, das der Algorithmus erwartet. Viele junge Menschen scheitern nicht am mangelnden Potenzial, sondern an automatisierten Filtern, die sie nie zu einem Menschen durchlassen.
Wir sprechen in unserer Arbeit regelmäßig mit Menschen, die genau diese Erfahrung gemacht haben. Eine Absolventin, die sich auf dreißig Stellen beworben hat und dreißig automatisierte Absagen erhalten hat, ohne je zu wissen, an welcher Stelle im Prozess sie aussortiert wurde. Ein Berufseinsteiger, der stundenlang ein Online-Assessment ausgefüllt hat und danach nie wieder von dem Unternehmen gehört hat. Diese Erlebnisse hinterlassen nicht nur Frust. Sie hinterlassen das Gefühl, als Person gar nicht wahrgenommen worden zu sein.
Hinzu kommt die schiere Überwältigung des Prozesses. 53 Prozent der Befragten aus einer Umfrage von Uniwunder suchen länger als vier Monate nach einem Job, 19 Prozent sogar länger als ein Jahr. Was viele als persönliches Scheitern wahrnehmen, ist in Wirklichkeit ein strukturelles Problem des Marktes.
Besonders schmerzhaft ist dabei die fehlende Rückmeldung. Wer nach einem mehrstufigen Prozess eine automatisierte Absage erhält, weiß nicht, was er oder sie beim nächsten Mal besser machen sollte. Wer von einem Algorithmus aussortiert wird, hat niemanden, den er oder sie nach dem Grund fragen kann. Das erzeugt eine Hilflosigkeit, die für viele junge Menschen entmutigend ist, und die langfristige Auswirkungen auf das Vertrauen in den Arbeitsmarkt haben kann.
„Wir sehen keinen Mangel an Motivation, sondern einen strukturellen Bruch im Junior-Recruiting", erklärt Matthias Auer, Geschäftsführer von Uniwunder. „Unternehmen suchen hochqualifizierte Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger, gleichzeitig werden Einstiegsprofile enger gefasst."
4) Der schrumpfende Einstiegsmarkt: Ein strukturelles Problem
Was die Situation für junge Bewerbende noch verschärft, ist ein Trend, der unabhängig von der Qualität einzelner Bewerbungsprozesse läuft. Der Markt für Einstiegspositionen schrumpft.
Im ersten Quartal 2025 lag der Anteil der Junior-Stellen laut einer Stepstone-Analyse von vier Millionen Inseraten 45 Prozent unter dem Fünfjahresdurchschnitt und sogar unter dem Niveau der ersten Corona-Monate. Seit 2023 beschleunigt sich diese Entwicklung.
Dieses Phänomen hat einen Namen bekommen: Entry-Level Drought, also eine Dürre an Einstiegsstellen. Und es betrifft nicht nur Berufseinsteiger in traditionellen Branchen. Auch im IT-Bereich, der lange als sichere Eintrittspforte in den Arbeitsmarkt galt, macht sich dieser Trend bemerkbar.
Die Gründe dafür sind vielfältig. Wirtschaftliche Unsicherheit veranlasst Unternehmen, Einstellungsstopps einzuführen und Einstiegspositionen zu streichen. Gleichzeitig übernimmt KI zunehmend jene standardisierten Aufgaben, die früher klassische Einsteigerjobs waren:
- einfache Datenanalysen,
- Textarbeiten,
- Routineaufgaben in Beratung,
- Marketing
- oder Verwaltung.
KI und Automatisierungstechnologien beginnen, Aufgaben zu übernehmen, die zuvor von Nachwuchskräften erledigt wurden, was den Bedarf an Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteigern weiter verringert. Für die Generation Z bedeutet das, dass sie auf einen Markt treffen, der weniger Einstiegspositionen bietet, gleichzeitig mehr Erfahrung voraussetzt und Bewerbungsprozesse einsetzt, die Menschen ohne lange Berufslaufbahn systematisch benachteiligen. Das ist kein individuelles Problem, es ist eine strukturelle Schieflage.
Und es ist eine, die sich selbst verstärkt. Wer keine Einstiegsposition findet, sammelt keine Erfahrung. Wer keine Erfahrung hat, kommt durch die Filter nicht durch. Wer durch die Filter nicht kommt, sieht keine andere Bewerbung als die nächste. Ein Kreislauf, aus dem ohne aktive Gegenmaßnahmen, sei es durch Netzwerke, durch Personalberatungen oder durch Unternehmen, die bewusst auf KI-Filter verzichten, nur schwer herauszukommen ist.
5) Was das für den IT-Bereich konkret bedeutet
Im IT-Bereich zeigt sich dieses Spannungsfeld besonders deutlich, und zwar in beide Richtungen gleichzeitig.
Auf der einen Seite herrscht nach wie vor ein erheblicher Fachkräftemangel bei erfahrenen IT-Spezialistinnen und -Spezialisten. Senior Developer, Cloud-Architekten, DevOps Engineers: Diese Profile sind schwer zu finden und heiß begehrt. Hier funktionieren lange, mehrstufige Bewerbungsprozesse besonders schlecht, weil erfahrene Fachkräfte schlicht nicht warten. Wer fünf Jahre Erfahrung hat, bekommt in der Regel mehrere Angebote gleichzeitig und entscheidet sich für das Unternehmen, das am schnellsten und persönlichsten reagiert.
Auf der anderen Seite werden auch im IT-Bereich Junior-Positionen seltener. Unternehmen, die früher aktiv Berufseinsteiger rekrutiert und in ihren ersten Jahren ausgebildet haben, setzen heute auf erfahrene Fachkräfte, die sofort produktiv sind. Das ist kurzfristig wirtschaftlich rational, langfristig aber problematisch, denn wer heute keine Juniors ausbildet, hat morgen keine Seniors.
Was wir in Gesprächen mit Unternehmen immer wieder hören, ist, dass der Bewerbungsprozess oft aus Kostengründen automatisiert wird, ohne zu hinterfragen, welche Kandidatinnen und Kandidaten dabei verloren gehen. Und ohne zu bedenken, wie dieser Prozess nach außen wirkt.
Denn auch das ist eine Realität im IT-Recruiting. Erfahrene Fachkräfte, die aktiv angesprochen werden, fragen gezielt nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht. Wer ihnen antwortet, dass vier Schritte mit zwei Assessments und einem KI-Interview auf sie warten, verliert viele bereits an diesem Punkt. Nicht weil diese Fachkräfte keine Zeit hätten, sondern weil sie die Signalwirkung verstehen. Ein Unternehmen, das so vorgeht, behandelt Bewerbende als Problem, das es zu filtern gilt, nicht als Menschen, die es kennenlernen möchte. Ein IT-Unternehmen, das einen vierstufigen Prozess mit Online-Assessment und KI-Interview einsetzt, um eine Junior-Entwicklerposition zu besetzen, signalisiert nach außen, dass sie keine Zeit für Menschen haben, die noch nicht nahezu perfekt sind. Das schreckt genau jene ab, die mit der richtigen Unterstützung sehr wohl nahezu perfekt werden könnten.
6) Warum der menschliche Faktor entscheidend bleibt
Als IT-Personalberatung in Wien sehen wir täglich, was passiert, wenn Recruiting zu einem Filterprozess wird, statt ein Kennenlernen zu sein.
Kandidatinnen und Kandidaten, mit denen wir sprechen, berichten uns von Prozessen, bei denen sie Stunden in Online-Assessments investiert haben, ohne je ein Feedback zu bekommen. Von KI-Interviews, bei denen sie nicht wussten, ob ihre Antworten überhaupt jemand liest. Von automatisierten Absagen nach einem aufwendigen mehrstufigen Prozess, ohne auch nur einen Satz der Begründung.
Was dabei verloren geht, ist nicht nur die Candidate Experience. Es ist die Möglichkeit, Menschen zu entdecken, die auf dem Papier nicht perfekt klingen, im Gespräch aber sofort überzeugen. Genau das ist eine Stärke, die kein Algorithmus abbilden kann.
Unser Ansatz ist ein anderer. Wir führen mit jeder Kandidatin und jedem Kandidaten ein persönliches Gespräch, bevor wir sie einem Unternehmen vorstellen. Nicht weil wir mehr Zeit haben als andere, sondern weil wir wissen, dass ein Lebenslauf nie das ganze Bild zeigt. Motivation, Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Lernbereitschaft: Das sind Faktoren, die sich im Gespräch zeigen, nicht in einem Multiple-Choice-Assessment.
Für Unternehmen, die bei uns eine IT-Stelle besetzen möchten, bedeutet das konkret:
- Sie bekommen keine ungeprüfte Liste von Profilen, sondern eine sorgfältige Vorauswahl mit persönlicher Einschätzung zu jeder Person
- Sie sparen sich aufwendige mehrstufige Filterprozesse, weil wir die Vorqualifikation und die Erstgespräche übernehmen
- Sie haben die Möglichkeit, auch Kandidatinnen und Kandidaten kennenzulernen, die vielleicht nicht das perfekte Profil auf Papier haben, aber im persönlichen Gespräch sofort überzeugen
- Sie bekommen ehrliches Feedback aus beiden Richtungen nach jedem Gespräch, ohne Umwege
- Und sie gewinnen Zeit, denn statt vier Prozessschritte intern zu koordinieren, erhalten sie direkt gesprächsbereite, vorqualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten
7) Fazit: Aus Sicht der Personalberatung
Recruiting war nie einfach. Menschen zu finden, die fachlich passen, kulturell dazu passen und auch noch wechselbereit sind, war immer eine Herausforderung. Aber der Bewerbungsprozess selbst war lange ein Ort, an dem echtes Kennenlernen stattgefunden hat. Diese Qualität geht gerade verloren.
KI und Automatisierung haben das Recruiting verändert, und viele dieser Veränderungen sind sinnvoll. Wer täglich hunderte Bewerbungen erhält, braucht Unterstützung. Wer konsistentere Entscheidungen treffen will, kann von datengestützten Werkzeugen profitieren. Das ist keine Frage.
Die Frage ist, wo die Grenze liegt. Und diese Grenze wird gerade in vielen Unternehmen überschritten, nicht aus böser Absicht, sondern aus Effizienzdenken, das die menschliche Dimension des Bewerbungsprozesses aus dem Blick verloren hat.
Was wir uns im Recruiting wünschen, ist eine Rückbesinnung auf das, was am Ende zählt: zwei Seiten, die herausfinden wollen, ob sie zusammenpassen. Dafür braucht es Technologie, die unterstützt, nicht ersetzt. Und Menschen, die Entscheidungen treffen, nicht Algorithmen, die sie automatisieren.
Als IT-Personalberatung ist das unser täglicher Anspruch. Nicht weil wir gegen KI sind, sondern weil wir wissen, dass die besten Besetzungen dort entstehen, wo Technologie und menschliches Urteil zusammenwirken, nicht wo eines das andere verdrängt.
Gerade für Unternehmen im IT-Bereich, die ohnehin in einem engen Markt nach seltenen Profilen suchen, ist ein unpersönlicher Massenfilter-Prozess besonders kontraproduktiv. Der Markt ist zu klein und zu vernetzt, als dass man es sich leisten könnte, als schlechter Arbeitgeber bekannt zu werden. Und Kandidatinnen und Kandidaten, die schlechte Bewerbungserfahrungen machen, sprechen darüber, in ihrem Netzwerk, auf LinkedIn, auf Bewertungsplattformen. Die Candidate Experience von heute ist das Employer Branding von morgen.
Euer Recruiting dauert zu lang oder ihr findet nicht die richtigen Menschen? Wir übernehmen den persönlichen Part.
Viktoria Charvat
- 10+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche – speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen
- Erfahrung in der ganzheitlichen Personalarbeit mit Schwerpunkten in Recruiting, Employer Branding und Personalentwicklung
- Fundiertes Know-how über den gesamten Employee Lifecycle: Vom Eintritt bis zum Austritt sowie in der arbeitsrechtlichen Beratung
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Management-, Organisations- und Personalberatung
Viktoria Charvat
- 10+ Jahre Erfahrung in der Personalbranche – speziell im Recruiting von IT- und Technikpositionen
- Erfahrung in der ganzheitlichen Personalarbeit mit Schwerpunkten in Recruiting, Employer Branding und Personalentwicklung
- Fundiertes Know-how über den gesamten Employee Lifecycle: Vom Eintritt bis zum Austritt sowie in der arbeitsrechtlichen Beratung
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Management-, Organisations- und Personalberatung